Preguntas frecuentes

¿Tiene alguna duda sobre Datasite? Tenemos las respuestas para usted. Si no encuentra aquí su respuesta, contáctenos a través de info@datasite.com. También puede preguntarle directamente a su gestor de proyectos de Datasite.

M&A y data rooms

¿Qué es un data room tradicional?

Los data rooms son espacios seguros para revisar la documentación corporativa. En el pasado, era necesario contar con espacios físicos en los que almacenar montones de papel. Los equipos de M&A los utilizan para compartir información confidencial de manera segura.

¿Qué es un virtual data room (VDR)?

Los virtual data rooms tienen la misma finalidad que los sistemas tradicionales, pero en lugar de llenar edificios con muchísimo papel, todo se almacena en la red de forma segura. Los equipos de transacciones de M&A los utilizan para impulsar la due diligence, aunque ahora pueden ofrecer mucho más que un simple espacio de almacenamiento: automatizan procesos que requieren una gran inversión de tiempo y permiten la colaboración global, además de proporcionar información valiosa que ayuda a cerrar transacciones de forma más rápida.

¿Qué es la due diligence?

Se trata de la fase de una transacción en la que el comprador revisa todos los aspectos de la empresa del vendedor. Solo entonces puede decidir cuánto está dispuesto a pagar. Esto supone concederle al comprador acceso a todos los registros y contratos de la empresa.

¿Cómo puedo acelerar la due diligence?

Utilice un data room virtual (VDR). Mejor aún, vaya más allá de un data room con Datasite. Blinde su contenido y automatice las tareas. Simplifique los procesos y optimice los flujos de trabajo. Complete el proceso de la due diligence.

¿Qué sucede durante las preguntas y respuestas?

Durante la due diligence los compradores tendrán muchas preguntas sobre los activos que están revisando. Pueden llegar a formular fácilmente hasta 500 preguntas en cualquier proyecto. Los vendedores deben dar respuestas precisas y completas a estas preguntas. Solo entonces la transacción puede avanzar.

¿Cuál es la mejor forma de gestionar las preguntas y respuestas?

Antes los equipos del vendedor respondían a estas preguntas a través del correo electrónico y usando hojas de cálculo. No obstante, eso supone una gran inversión de tiempo y conlleva un riesgo innecesario para cualquier transacción. En 2006 integramos la función de preguntas y respuestas en nuestro data room virtual. Ahora puede gestionarlas en un solo lugar, de forma segura y eficiente.

¿Cuáles son los riesgos que conlleva usar un sistema de intercambio de archivos genérico frente a un data room virtual diseñado específicamente para ese uso?

Puede parecerle que los sistemas de intercambio de archivos genéricos como Box, Dropbox™ y Google Drive™ pueden servir ya que, después de todo, se comercializan como «soluciones de bajo coste para los desafíos de alto riesgo de la due diligence de M&A». Suena bien, ¿verdad? No obstante, son conocidos los constantes incidentes de seguridad que nos dicen lo contrario. No hablemos de los problemas que podria tener cuando tenga que participar en una transacción revisando la información a través de un servicio de intercambio de archivos gratuito. Los desafíos de las due diligence de M&A complejas exigen una aplicación de VDR más segura y diseñada a medida.

¿Por qué utilizar un data room como Datasite, diseñado exclusivamente para la industria de M&A?

Las necesidades de las transacciones de M&A son muy diferentes de las necesidades del público en general. Diseñamos Datasite a partir de información de más de 2.000 negociadores. Sus herramientas y características generan más de 9.000 ofertas al año, todas protegidas por una seguridad blindada. Está respaldado por un servicio de primera categoría, las 24 horas del día todos los días, en cualquier parte del mundo. Puede contar con la tranquilidad de saber que hay un registro de auditoría probado por los reguladores líderes de la industria.

¿Qué debo tener en cuenta al elegir un data room para M&A?

Puede elegir entre una amplia variedad de opciones, pero Datasite es el único proveedor de data rooms que cumple con los cuatro criterios necesarios para llevar a cabo su transacción con éxito.

  • Una experiencia inigualable: Deposite su confianza en los mayores expertos del sector. Llevamos décadas formando parte integral del sector de M&A. Contamos con esa gran experiencia que compartimos con usted para ayudarle a cerrar sus transacciones de forma más rápida.
  • Tecnología potente: Utilice Datasite a su manera. Desde censura documental automatizada hasta preguntas y respuestas optimizadas. Desde análisis de actividad hasta informes personalizados. Estas son las herramientas para mantener activa su transacción.
  • Seguridad blindada: Cuide sus datos con el mejor sistema de seguridad del sector. Tanto si se trata del acceso de usuario, datos almacenados o datos en tránsito, estará protegido.
  • Un servicio inigualable: Disfrute de un servicio de primera categoría, en cualquier parte del mundo. Las 24 horas, todos los días. Sean cuales sean sus necesidades, puede contar siempre con nuestros servicios, en 18 idiomas.

Trabajar con Datasite

¿Qué sucedió con Merrill Corp?

Realizamos una transacción, lo cual no debería ser una sorpresa. Después de todo, es lo que llevamos haciendo desde 1968. No obstante, las transacciones han cambiado y nosotros también: Merrill Corp ahora es Datasite. Lo único que no ha cambiado es nuestra atención centrada en usted y en sus transacciones; simplemente ahora las realizará en Datasite.

¿Por qué colaborar con Datasite?

Cierre sus transacciones más rápido gracias a nuestras décadas de experiencia a su servicio. Nuestra vasta experiencia global está lista para satisfacer sus necesidades en todo el mundo. Para construir Datasite, necesitamos las ideas de más de 2.000 de nuestros colaboradores. Por lo tanto, puede estar seguro de que abarcamos todos los aspectos de su transacción. Impulse la due diligencia con nuestra tecnología innovadora. Establezca conexiones fluidas entre las partes interesadas. Confíe en nuestra seguridad blindada. Desde la posibilidad de compartir y divulgar contenido de forma segura hasta comunicaciones reguladas y servicios de cumplimiento; deje que Datasite le ofrezca todas las soluciones para que usted pueda centrarse en cerrar la transacción. Descubra más sobre Datasite.

¿Dónde hace negocios Datasite?

Como proveedor global de servicios, Datasite trabaja con miles de clientes en todo el mundo. Nuestra sede central se encuentra en Estados Unidos, pero también puede encontrarnos en el resto de Norteamérica y en Sudamérica, Europa y Asia-Pacífico. Vea todas nuestras ubicaciones aquí.

¿Para qué actividades fue creada Datasite?

Diseñada para prestar servicio en las transacciones financieras y la elaboración de informes, Datasite abarca todos los aspectos del proceso de transacción de M&A. Lleve la colaboración al siguiente nivel. Descubra un mejor enfoque para el marketing. Simplifique la comunicación en las industrias reguladas. De forma más específica, Datasite presta servicio a la banca de inversión, el desarrollo corporativo, el capital riesgo y los despachos de abogados.

¿Cuáles son los casos de uso de Datasite?

Datasite es el líder del mercado cuando se trata de llevar a cabo acciones corporativas y empresariales. Tanto si se trata de adquisiciones, quiebras o desinversiones, ofertas de intercambio, fusiones o privatizaciones, reorganizaciones, escisiones u ofertas de licitación, Datasite es la mejor solución.

¿Cuántos servidores utiliza Datasite? ¿Cuáles son los límites de almacenamiento?

Datasite está alojado en Norteamérica y Europa y se ejecuta en alrededor de 1.000 servidores. Como está basado en Microsoft Azure, es completamente escalable, por lo que no hay límites de almacenamiento. Podemos cubrir todas sus necesidades, sin importar el volumen de su transacción.

¿Qué precios aplica Datasite a sus tecnologías y servicios?

Nadie desea encontrarse con sorpresas desagradables en lo referente a los cobros. Nuestros precios son completamente transparentes e incluyen todos los servicios. No hay complementos sorpresa ni costes ocultos. Contáctenos y solicite un presupuesto para cualquiera de nuestros productos y servicios.

¿Dónde puedo encontrar sus Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS)?

Puede encontrar nuestros ANS aquí.

Preparación

¿Qué necesito para acceder a Datasite?

Realice sus transacciones donde desee. Datasite funciona en cualquier equipo y navegador. Es una aplicación segura basada en la web que funciona tanto en equipos Windows como en Mac. Puede gestionar su transacción en Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer (v11 o posterior) o Microsoft Edge.

¿Datasite es compatible con la red informática de mi empresa?

Sí, Datasite no necesita ninguna infraestructura informática. Sin descargas. Sin complementos. Sin plug-ins. Todo lo que necesita se encuentra en la aplicación SaaS.

¿Puedo usar Datasite sin conexión?

No, necesita conexión a Internet para acceder a la aplicación.

¿Puedo usar Datasite en mi móvil?

Sí, busque la aplicación móvil de Datasite en la App Store de Apple. Tenga siempre al alcance todas sus transacciones (y las personas que hay detrás de ellas). Puede estar seguro de que sus archivos no caerán en las manos equivocadas, gracias al reconocimiento facial y el escaneo de huellas digitales.

¿De cuánto espacio dispondremos?

No hay límite de almacenamiento. ¿Cientos de miles de páginas? ¿Cientos de gigabytes? Cuanto usted desee.

¿Existe un límite de tamaño en la carga de documentos?

Cargue archivos de hasta 2 GB o archivos .zip de hasta 50 GB. Utilice la carga masiva y sus documentos serán procesados cinco veces más rápido que con cualquier otra solución del mercado.

¿Cómo se desarrolló la experiencia del usuario de Datasite?

Escuchamos sus opiniones. Las de más de 2.000 de ustedes. Expertos del sector (usuarios reales) que nos dijeron exactamente lo que se necesita para hacer que cerrar transacciones sea más fácil y rápido que nunca. Construya su data room virtual de forma rápida y sencilla. Desde el primer inicio de sesión hasta cerrar su proyecto cuando se finaliza la transacción. Descubra una facilidad de uso inigualable, tiempos de respuesta más rápidos y herramientas más potentes.

Tecnología innovadora

¿Cómo puede Datasite lanzar nuevas funciones sin la necesidad de aplicar tiempos de inactividad?

No conviene que las actualizaciones se interpongan en su transacción, pero contar con nuevas prestaciones supone tener un mayor poder y más información para cerrar la transacción. Es por eso que construimos Datasite de una forma que proporciona innovación continua y entrega continua (CI/CD, por sus siglas en inglés). Los microservicios y las API realizan actualizaciones de forma rápida y sencilla, sin desconectar el sistema de la red. Sin lanzamientos trimestrales. Sin períodos de parada. Solo actualizaciones perfectas para que disponga siempre de la última versión.

¿Qué son los microservicios y las API?

Los microservicios dividen una aplicación en servicios modulares más pequeños, en lugar de en un único programa más grande. Los desarrolladores actualizan estos servicios más pequeños de forma independiente. Eso significa que pueden realizar actualizaciones sin tener que desconectar todo el sistema. Programar software es mucho más fácil cuando se utilizan las mejores prácticas y un conjunto unificado de herramientas. Una interfaz de programa de aplicación (API) no es más que eso. Mediante las API, los desarrolladores crean un software estructurado más fácil de mantener y actualizar.

¿Cómo se utiliza la tecnología de Microsoft en Datasite?

Escalable. Potente. Segura. ¿Cómo no nos va a gustar? Datasite es una aplicación SaaS segura, desarrollada en los servicios en la nube Azure, de Microsoft, lo cual no solo le proporciona toda la potencia de la informática en la nube (lo que le permite aumentar o reducir el alcance de Datasite en función de sus necesidades), sino que también combina los 1000 millones de dólares de la seguridad de Microsoft, líder en el mercado, con nuestros propios protocolos y controles de acceso. Su transacción nunca ha estado en mejores manos.

¿Qué hace que la función de búsqueda de Datasite sea tan rápida y precisa?

Cuando aloja cientos de miles de archivos, necesita contar con el motor de búsqueda más potente que existe. Por eso usamos Elasticsearch. Creado para satisfacer las necesidades de búsqueda modernas, puede gestionar grandes repositorios de archivos a velocidades increíbles. Obtenga las respuestas que necesita sin esperas.

Seguridad blindada

Mi departamento informático tiene dudas sobre Datasite; ¿qué debo decirles?

Descargue nuestro PDF de información general acerca de la seguridad de sus datos. Allí encontrará información sobre seguridad de datos, sistemas, redes e infraestructura, además de un análisis del cumplimiento normativo global.

¿Datasite proporciona controles sobre la gestión de derechos de la información (IRM)?

Sí. Al igual que usted, nos tomamos en serio la seguridad, y eso incluye la integración de IRM. Establezca prohibiciones para acceder a documentos descargados en función del rol. Esto aplica para archivos de Microsoft Office y PDF. Habilite la marca de agua y todos los demás archivos se descargarán como PDF marcados.

¿Cómo protege Datasite todos mis documentos confidenciales?

Como aplicación en la nube para múltiples usuarios, Datasite utiliza las más recientes y mejores prácticas de seguridad en la nube. Datasite:

  • Almacena y mantiene por separado la información del usuario, los datos de la aplicación y los registros.
  • Trata las contraseñas con algoritmos de cifrado hash.
  • Cifra los archivos en reposo con cifrado AES de 256 bits y crea copias de seguridad con regularidad.
  • Protege los datos en tránsito a través del protocolo de seguridad de la capa de transporte (TLS) 1.2.
  • Captura, analiza y activa eventos en tiempo real.
  • Accede a los archivos solo bajo petición, con el soporte de los procesos de revisión de acceso a documentos y gestión de cambios.
  • Elimina todos los archivos del proyecto a los 30 días de haberlo finalizado.
¿Cómo mitiga los riesgos Datasite mediante el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)?

Datasite cumple completamente con el RGPD. Además, nuestro grupo de trabajo revisa, mantiene y mejora nuestra política de protección de datos constantemente.

  • Contamos con la certificación ISO/IEC 27001. Nuestros procesos son auditados según los estándares globales requeridos para mantener la confidencialidad, seguridad e integridad de todos los datos que poseemos.
  • Siempre tendrá el control de sus datos con Datasite. Cargue y gestione sus datos eligiendo los niveles de acceso de los usuarios. Podemos facilitar la gestión, pero en última instancia, son sus datos.
  • Almacenamos datos en EE. UU. y Europa. Esto nos permite mantener la localización de los datos en la UE. Adicionalmente, nuestra sede de EE. UU. cuenta con la certificación del Escudo de Privacidad para los clientes con necesidades transfronterizas.
  • Realizamos evaluaciones periódicas del impacto de la privacidad y ofrecemos formación sobre las obligaciones de privacidad de los datos. De esta manera, nos aseguramos de que se cumplan las mejores prácticas y se implementen soluciones líderes en el sector en lo que respecta a la información personal.
¿Cómo protege Datasite los datos del proyecto?

Contamos con una organización de seguridad especializada enfocada completamente en la protección de sus datos. Asegura una gestión de riesgos exhaustiva y una gobernanza sólida de todo Datasite.

  • Todas las aplicaciones de Datasite cuentan con la certificación ISO 27001.
  • Datasite ha recibido la declaración SSAE 16 SOC 2 de tipo II.
  • Datasite está certificado por el Escudo de Privacidad UE-EE. UU. y cumple con el RGPD.
  • Nuestro proveedor de infraestructura cumple con las normas ISO 27001 y SSAE 16 SOC 2 de tipo II, y está certificado por el FedRAMP.
  • Cuando es legalmente posible, los empleados de Datasite están sujetos a verificaciones de antecedentes, incluida la detección de drogas, calificaciones y empleos anteriores.
  • Todo nuestro personal asiste a una formación sobre seguridad anual obligatoria, que incluye el reconocimiento de los códigos de seguridad y conducta y los acuerdos de confidencialidad.
  • Se realizan pruebas en nuestro plan de respuesta a incidentes de seguridad anualmente. Esto incluye notificaciones externas e internas, procedimientos de escalada y criterios de comunicación.
  • Nuestro plan de recuperación ante desastres se prueba con regularidad para asegurar el cumplimiento de los plazos autoimpuestos y los objetivos de calidad.

Uso de la aplicación

¿Qué es Datasite Diligence?

Datasite Diligence es donde se lleva a cabo la due diligence. Aproveche la última tecnología para realizar las mejores transacciones posibles. Con los modelos de aprendizaje automático, entrenados con más de tres millones de documentos, ya juega con ventaja. Cierre más transacciones, más rápido. Y complételas con seguridad. Con Datasite Diligence, la due diligence no supone un obstáculo. Descubra más sobre Datasite Diligence.

¿Cómo empiezo un nuevo proyecto?

Firme una declaración de trabajo y asignaremos un gestor de proyectos de Datasite a su proyecto de inmediato. En cuestión de minutos, estará listo para la subida inicial de documentos. Defina permisos, invite a usuarios y lo dejará todo listo.

¿Cómo establezco permisos?

Establecer roles y permisos es un proceso delicado, porque cometer algún error puede costarle la transacción. Hágalo bien a la primera. Gestione fácilmente los permisos en cascada y establezca múltiples roles gracias a nuestra potente red de seguridad. Después, compare los ajustes por proyecto, carpeta y archivo con nuestra intuitiva interfaz gráfica del usuario.

¿Quién puede cargar archivos en mi proyecto de Datasite?

Cualquier persona con un rol de administrador de proyectos puede añadir archivos a un proyecto. Cualquier persona con un rol limitado de administrador del sitio también puede cargar, renombrar, mover y eliminar archivos.

¿En qué consiste la preparación del contenido?

No puede permitirse el lujo de dar acceso, para su revisión, a archivos erróneos. Evite errores que le cuesten caro con la configuración flexible de publicación y eliminación de Datasite. Esta preparación del contenido permite a los administradores del proyecto verificar contenido todavía no publicado. Cuando comprueben que todo está en orden, pueden compartirlo con los compradores para que lo revisen.

¿Puedo gestionar la frecuencia de alertas y notificaciones de Datasite?

Sí, puede hacerlo desde la aplicación. Puede elegir entre recibir alertas cada hora, cada día o semanalmente.

¿Puedo añadir un texto con las condiciones de acceso al proyecto?

Sí, con la opción de mostrarlo en el primer inicio de sesión o cada vez que los usuarios abran la aplicación. Use unas condiciones de acceso estándar o redacte un texto personalizado para su proyecto.

¿Puedo usar Datasite en distintos idiomas?

Los negocios son globales y nosotros también. Datasite está disponible en 14 idiomas: inglés (de EE. UU. o Reino Unido), chino simplificado, chino tradicional, francés, alemán, italiano, japonés, coreano, polaco, portugués brasileño, ruso, español, sueco y turco.

¿Necesito formación para usar Datasite?

En absoluto. Disfrute de una experiencia de usuario perfecta y una interfaz intuitiva. Podrá cargar y organizar archivos en muy poco tiempo, incluso si es la primera vez que utiliza la plataforma. Si tiene algún problema, póngase en contacto con nuestros expertos gestores de proyectos, quienes le guiarán de inmediato.

¿Dónde se puede encontrar un tutorial en línea?

Pónga todo en marcha al momento. Hemos invertido mucho tiempo en hacer que la interfaz de usuario de Datasite sea lo más intuitiva posible, pero siempre hay trucos y consejos con los que podrá sacar más provecho a su software. Únase a nuestra comunidad de ayuda en línea para obtener asesoramiento, asistencia e información.

¿Cómo puedo obtener soporte o ponerme en contacto con mi gestor de proyectos de Datasite?

Póngase en contacto con nosotros por correo electrónico, chat en línea o a través de la comunidad de ayuda de Datasite. También puede llamarnos a cualquier hora del día o de la noche, cualquier día de la semana, y hablar con una persona real, en 18 idiomas. Le garantizamos responder su llamada al tercer tono. Encontrará nuestros datos de contacto aquí.

¿Está listo para empezar?