28 maggio 2020
NUOVA funzionalità: parametri di redazione
By Chiara Gugole, Sales Executive
C’è chi non smette di anonimizzare e noi non smettiamo di innovare. Dopo aver conquistato gli acquirenti, i team che si occupano del deal lato vendite chiedono a Datasite di aiutarli a sbianchettare/oscurare rapidamente i contenuti sensibili presenti nei file processati in dataroom come i contenuti della normativa GDPR/privacy e le informazioni commercialmente rilevanti o strategiche.
Velocità, attenzione e sicurezza
Diversi amministratori hanno inquadrato molto bene il problema. “Quando siamo di fronte ad acquirenti esclusivi e il consulente legale fornisce l’autorizzazione alla condivisione di informazioni strategiche, commercialmente rilevanti o relative alla privacy precedentemente sbianchettate, è necessario procedere all’oscuramento dei contenuti in modo rapido per completare la procedura di due diligence”.
Qualcun altro ha commentato: “Con le conseguenze del COVID-19 sui dati finanziari delle aziende e un universo di acquirenti alquanto volubili, abbiamo riscontrato che gli acquirenti vogliono approfondire sin da subito la procedura di due diligence per terminarla tempestivamente. Tuttavia, quando desideriamo condividere, ad esempio, dati commercialmente rilevanti, con gli strumenti di sbianchettamento di terze parti attualmente disponibili occorrono almeno 2 giorni per rendere i dati nuovamente visibili”. Gli acquirenti sono in cerca del “vero affare” e ogni ostacolo che li rallenta è un motivo per passare all’obiettivo successivo.
Perché due giorni? Ecco la spiegazione degli amministratori di progetto:
“Dovevamo ricominciare il processo di sbianchettamento dal principio. Ad esempio, se il consulente legale approvava la condivisione di informazioni commercialmente rilevanti con un acquirente, il team preposto allo sbianchettamento doveva esaminare manualmente ciascun file per sbianchettare “altri” parametri, come quelli di tipo strategico e relativi alla normativa GDPR/privacy, e lasciare le informazioni commercialmente rilevanti visibili per quell'acquirente. Dato che si tratta di una procedura manuale, dovevamo controllare e ricontrollare il lavoro. Avevamo bisogno di più tempo anche per gestire le versioni dei file. Davvero una situazione complicata. E per il team significava ore in più per garantire che non fosse sfuggito nulla”.
Pochi semplici clic
Così il team che si occupa del prodotto si è messo al lavoro e ha ideato un modo per oscurare una serie di “parametri” in pochi semplici click.
Gli amministratori possono assegnare un parametro a ciascun tipo di parola oscurata, così, quando è necessario procedere all’anonimizzazione, bastano pochi secondi per completare l’operazione. Sono riusciti a condividere con gli acquirenti informazioni precedentemente sbianchettate in pochi minuti.
“Grazie alla funzione “Parametri di redazione”, siamo riusciti a oscurare tutti gli sbianchettamenti relativi alla normativa GDPR in pochi secondi. Prima di Datasite, impiegavamo 10 volte di più con gli strumenti di terze parti" - Associato, Banca europea per gli investimenti
Pareri sulla funzione Parametri di anonimizzazione
Il processo per oscurare i contenuti in base ai parametri è semplice, elegante e veloce. Dopo averlo testato, gli amministratori sono rimasti pienamente soddisfatti perché ora possono oscurare i contenuti in base a parametri singoli o multipli in meno di 30 secondi. Questa funzionalità è molto comoda quando occorre attivare e disattivare le tipologie di parametri di redazione per i diversi acquirenti. Inoltre, è anche flessibile: gli amministratori possono sbianchettare e oscurare file singoli, in blocco, intere fileroom e addirittura fileroom multiple.
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