In questo mese di maggio 2022 si celebra il quarto anniversario del GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati), un testo legislativo decisivo che tutela in modo rigoroso la privacy dei dati di tutti coloro che si trovano all'interno dell'Unione Europea.

Dopo quattro anni, la protezione dei dati continua a essere di fondamentale importanza per i dealmaker.  Perché? Quali sono i rischi se non si utilizzano gli strumenti adatti a garantire la sicurezza e non si rispetta il GDPR? Come essere sicuri che i dati siano adeguatamente protetti? E alla fine quali sono i vantaggi per voi e per il vostro deal?

I rischi    

Ogni operazione di M&A implica lo scambio di un grande quantità di dati, gran parte dei quali sono informazioni personali protette come i numeri di telefono dei dipendenti, i codici fiscali nazionali e le informazioni di contatto dei partner principali. Il GDPR prevede il rispetto di numerosi requisiti relativi al trattamento e alla protezione di questi dati.  Quando molti di essi si spostano da un luogo all’altro, il rischio aumenta. Siete in grado di tracciare tutti gli spostamenti delle vostre informazioni? Siete certi che i vostri dati non sono accessibili a terzi, in particolare ad hacker con intenzioni dolose?

La sicurezza e la compliance, soprattutto per le data room che ospitano grandi quantità di informazioni, fanno la differenza tra un deal senza intoppi e l’incubo più grande: una multa salata o una fuga di notizie molto pubblicizzata. 

I vantaggi

Quando si lavora a un deal si è sottoposti a forti pressioni e a grande stress. I regolamenti come il GDPR creano ulteriore tensione.  Avere un partner di cui potersi fidare è fondamentale per gestire il panorama in continua evoluzione della sicurezza e della compliance.  Prima di lavorare con un fornitore di data room è importante verificare che soddisfi le normative in materia di sicurezza, privacy e compliance.  La nostra comoda checklist vi aiuterà a scegliere la data room più idonea al vostro deal.

Datasite ha investito massicce risorse nella tecnologia per garantire che le informazioni del vostro deal rimangano sicure.  Il nostro team si è sobbarcato il compito di garantire che vengano soddisfatti i massimi standard sulla sicurezza, ma non si è limitato a questo. Noi testiamo in continuazione i nostri sistemi e potenziamo i nostri dispositivi di sicurezza per essere sempre all'avanguardia. 

La sicurezza e la compliance, soprattutto per le data room che ospitano grandi quantità di informazioni, fanno la differenza tra un deal senza intoppi e l’incubo più grande: una multa salata o una fuga di notizie molto pubblicizzata

I nostri strumenti offrono una maggiore sicurezza e controllo sui deal. Ad esempio, i nostri strumenti di anonimizzazione e di autorizzazione consentono al team che si occupa dei deal di controllare con precisione le informazioni che vengono condivise nell’ambito dell’operazione, di cambiare rapidamente e facilmente direzione, di condividere maggiori informazioni man mano che il deal procede e di negare l'accesso quando un acquirente potenziale si ritira.  Tutte queste operazioni avvengono nel rispetto del GDPR.

Sappiamo inoltre che moltissime fughe di notizie sono dovute a errori umani. Dopo aver trascorso ore ad anonimizzare i documenti può capitare che a qualcuno sfuggano informazioni cruciali.  A causa di una svista, un allegato inviato a un indirizzo errato può mettere informazioni sensibili nelle mani sbagliate.  Operiamo in questo settore da oltre 50 anni e sappiamo che questi errori possono succedere.  Ecco perché abbiamo investito anche in strumenti e tecnologie così da razionalizzare i processi ed evitare gli errori in ogni fase del deal.

I dettagli

Ogni attività di Datasite è basata su fiducia, compliance e sicurezza. Abbiamo una sicurezza integrata a ogni livello: piattaforma, processi e persone.

I nostri prodotti sono certificati ISO 27001, 27017 e 27018 e ottengono ogni anno un’attestazione SSAE 16 SOC2 di tipo 2. ll nostro provider delle infrastrutture è conforme a ISO 27001 e a SOC2 di tipo 2 ed è certificato FedRAMP. Tutti i dati sono ospitati su Microsoft Azure e disponiamo di data warehouse regionali. 

Abbiamo persino creato un sistema di automazione all'avanguardia per il monitoraggio, i test e l’implementazione.  Ciò significa che potete dormire sonni tranquilli sapendo che il vostro deal è protetto da sistemi di sicurezza all’avanguardia.  Per avere altre informazioni sulla sicurezza di Datasite cliccate qui. 

Inoltre, gli strumenti e le caratteristiche di Datasite aiutano le società a garantire la sicurezza dei dati e a osservare le normative.  Grazie a un ambiente sicuro per tutte le attività dei deal, fra cui sourcing, marketing, preparazione, processo di due diligence, negoziazioni, closing, integrazione post-fusione e cattura del valore, nel corso del deal i dati non lasciano mai questo spazio sicuro. 

Una sicurezza granulare a livello di documenti e un solido audit trail fino al livello di pagina vi consentono di sapere esattamente chi ha accesso a tutte le informazioni. Soluzioni avanzate per l'applicazione della filigrana proteggono i documenti da riproduzioni non autorizzate.  Redaction AI utilizza il riconoscimento dei pattern per trovare i termini chiave o le tipologie di dati così da garantire che non vada perso nulla.  Gli strumenti integrati di Q&A vi consentono di mantenere la cronologia delle domande e delle risposte all’interno della piattaforma e garantiscono che le risposte arrivino a un pubblico mirato.

Ridurre il rischio e lo stress, massimizzare i risultati 

Siamo consapevoli che il GDPR può essere una fonte di stress in più durante il dealmaking, ma grazie a Datasite avrete una cosa in meno a cui pensare. Le nostre date room controllano tutti i diversi aspetti, dalla sicurezza e dalla compliance fino all’assistenza e alla tecnologia, garantendo così un deal senza problemi e conforme alle normative.