19 gennaio 2023

Rafforzare la due diligence con PII redaction, lo strumento di anonimizzazione delle informazioni personalmente identificabili

In un mondo in cui c’è poco tempo per la due diligence - e dove per ogni deal si devono preparare montagne di documenti - un consulente per le attività di M&A deve ingaggiare una lotta contro il tempo per nascondere le informazioni sensibili, altrimenti andrà incontro all’ira del diritto internazionale. Potrebbe sembrare il trailer di un film, invece è la realtà che devono affrontare oggigiorno i dealmakers.

Un processo di due diligence deve essere completato in meno di sessanta giorni, con uno spreco di tempo per il compito che ne richiede di più: l’anonimizzazione. Quando un deal prevede non solo dati commerciali sensibili, ma anche dati personali, l’anonimizzazione può diventare una vera e propria impresa.  A meno che, ovviamente, non possediate lo strumento di anonimizzazione di Datasite basato sull’IA.

La sfida della compliance

Perché mai dovrebbe servirvi un cervello artificiale che si occupa dell’anonimizzazione al posto vostro? Prendiamo per esempio una delle operazioni più complesse, quelle riguardanti i crediti inesigibili (NPL). A volte sono progetti enormi, con migliaia di documenti ipotecari contenenti informazioni personalmente identificabili (IPI). Le IPI sono presenti in molte lingue, tipologie e formati, e devono essere tutte anonimizzate per essere conformi alle leggi sulla protezione dei dati come il GDPR.

Dovrete trovare e nascondere i numeri di identificazione nazionali UE, i numeri identificativi fiscali francesi, i codici identificativi irlandesi per la previdenza sociale e molto altro ancora e ciò comporta spesso giornate o settimane di intenso lavoro. Ma ora non più.

L’IA in vostro soccorso

Lo strumento di anonimizzazione integrato nella nostra data room per il processo di due diligence non è mai stato tanto efficace. Abbiamo fatto tesoro dei vostri feedback e migliorato l’IA così da individuare un vastissimo elenco di IPI. Non solo quelle più ovvie come i numeri della previdenza sociale e le valute, ma anche centinaia di altri identificativi in moltissime giurisdizioni.

Codici fiscali italiani? Ci pensiamo noi. Numeri dell’NHS britannico? Inclusi. Per non parlare di nomi, compleanni, numeri di telefono, indirizzi e-mail, numeri del passaporto, patenti, codici fiscali, partite IVA, numeri dei conti finanziari, indirizzi IP, la lista è lunga. Il sistema di intelligenza artificiale della nostra data room li riconosce tutti e li anonimizza. Potete rispettare tutti gli adempimenti del GDPR in pochi clic invece di impiegarci giorni o settimane.

Un gioco da ragazzi.

Ed è davvero semplicissimo. Iniziate con l’indicare il motivo di ogni tipo di anonimizzazione: commerciale, strategica, GDPR o altro. Ogni motivo di redazione reca un'etichetta con codice colore così che voi possiate facilmente identificarla. Selezionate quindi i file e i folder da anonimizzare; a questo punto l’IA si metterà all’opera e individuerà addirittura la lingua del documento.

Vedrete le bozze delle anonimizzazioni per ogni singolo documento, dove saranno evidenziate le anonimizzazioni suggerite.  Basta esaminare i suggerimenti e confermarli, oppure ignorarli, così da rifiutarli. A questo punto sarete operativi.

Se, e quando, verrà il momento di togliere le anonimizzazioni (ad esempio nel caso in cui troviate un acquirente esclusivo), potrete rivelare in modo selettivo le informazioni necessarie selezionando il motivo di anonimizzazione. Un clic, ed è fatta.  Se avete scelto l’opzione “solo per i vostri occhi” nessun altro potrà vedere le informazioni.

L’anonimizzazione non deve essere una missione impossibile, non quando i vostri documenti possono essere auto-anonimizzati in cinque secondi.

Guardate il video che mostra Redaction PII in azione:

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Vi faremo vedere in che modo l'anonimizzazione delle IPI può esservi d’aiuto. Basta contattare il rappresentante Datasite e chiedere una demo.

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