Tipos de data room
Um data room é um local seguro para compartilhar documentos. Ele permite que as informações sejam divulgadas a indivíduos específicos, minimizando o risco de serem vistas por outras pessoas. Por esse motivo, os data rooms são usados em fusões e aquisições (M&A, na sigla em inglês) e outras transações empresariais sensíveis, em alguns processos legais e também para compartilhamento e armazenamento generalizados de arquivos.
No passado, os data rooms eram dependências físicas onde se guardavam documentos impressos. Hoje, a maioria deles se encontra em websites protegidos. Às vezes, são chamados de data rooms virtuais (ou VDRs, na sigla em inglês). Como são "software como serviço" (SaaS), eles podem oferecer níveis mais personalizados de segurança e recursos auxiliares, além do compartilhamento básico de arquivos.
Quem usa data room?
Os data rooms são essenciais para M&A. Entre os usuários de um data room para essa finalidade, podemos incluir equipes de desenvolvimento corporativo, banqueiros de investimento, profissionais de private equity e equipes jurídicas. Os data rooms também são vitais para as ofertas públicas iniciais (IPOs), uma vez que estas requerem tanto transparência quanto confidencialidade.
Os data rooms também podem ser usadas em auditorias empresariais, propiciando um repositório seguro e unificado para todos os documentos que os auditores, contadores, advogados e reguladores precisam ver. Projetos comerciais colaborativos também podem usar os data rooms para centralizar informações importantes. Uma empresa também pode usar um data room simplesmente para armazenamento e compartilhamento de arquivos.
Quais recursos devem estar presentes em um data room?
Aqui estão as principais características que você deve procurar ao escolher um data room:
Segurança
Preferivelmente, certificações ISO 27001 e SOC2, bem como criptografia de dados de alta qualidade.
Permissões flexíveis
A capacidade de definir diferentes níveis de acesso com base na função.
Backup de dados
Preferencialmente envolvendo vários servidores em locais diferentes.
Carregamento em massa inteligente
Ser capaz de reter as estruturas de arquivos poupa muito tempo.
Categorização automática
Para ajudar a arquivar tudo no lugar ideal.
Redaction
Ocultar informações sensíveis em documentos com a opção de divulgá-las mais tarde.
Marcas d'água
Proteger contra cópia/compartilhamento ilícito de documentos.
Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
Para tornar pesquisáveis os documentos digitalizados.
Tradução
Muitas transações envolverão documentos em vários idiomas.
Processo de Q&A
Uma sala de dados agiliza o processo e reduz o risco de erros.
Análise
Monitore o progresso e os resultados de um projeto.
Por que usar um data room?
Segurança, gestão de riscos, eficiência, velocidade, facilidade de uso, proteção do valor do negócio
Existem formas alternativas de compartilhar arquivos, tais como e-mail, caixas de coleta, unidades na nuvem e pendrives. No entanto, elas não impedem a visualização, cópia ou impressão ilícita dos respectivos conteúdos. Há também formas alternativas de gerenciar processos de due diligence, como as planilhas. Mas elas tornam a colaboração difícil e menos segura.
O controle de versão pode ser um enorme problema. Também é possível reunir as descobertas de uma due diligence sem um data room — mas, novamente, o processo é muito mais oneroso e traz o risco adicional de haver violações de dados.
Para transações sensíveis como fusões e aquisições, somente um data room pode viabilizar o compartilhamento genuinamente seguro de arquivos, bem como eficiência para gerir processos, colaborar e reunir as conclusões da due diligence.
Como criar um data room?
Você pode criar um data room com apenas alguns passos. No nível mais simples, eles são:
1. Encontrar um provedor de data rooms
2. Carregar os documentos que deseja guardar lá
3. Categorizar e indexar o conteúdo na estrutura de arquivos mais adequada
4. Suprimir as informações que os usuários não devem (ou ainda não deveriam) ver
5. Criar funções (ou seja, definir os diferentes tipos de usuário que precisarão de acesso) e estabelecer os respectivos níveis de permissão
6. Importar todos os checklists necessários para gerenciar e acompanhar o projeto
Caso tenha outras dúvidas sobre data rooms, não hesite em nos contatar..
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