Saiba mais sobre a tecnologia de data room virtual (VDR)
Um data room é um local seguro para compartilhar documentos. Ele permite que as informações sejam divulgadas a indivíduos específicos, minimizando o risco de serem vistas por outras pessoas. Por esse motivo, os data rooms são usados em fusões e aquisições (M&A, na sigla em inglês) e outras transações empresariais sensíveis, em alguns processos legais e também para compartilhamento e armazenamento generalizados de arquivos.
No passado, os data rooms eram dependências físicas onde se guardavam documentos impressos. Hoje, a maioria deles se encontra em websites protegidos. Às vezes, são chamados de data rooms virtuais (ou VDRs, na sigla em inglês). Como são "software como serviço" (SaaS), eles podem oferecer níveis mais personalizados de segurança e recursos auxiliares, além do compartilhamento básico de arquivos.
Os data rooms são essenciais para M&A. Entre os usuários de um data room para essa finalidade, podemos incluir equipes de desenvolvimento corporativo, banqueiros de investimento, profissionais de private equity e equipes jurídicas. Os data rooms também são vitais para as ofertas públicas iniciais (IPOs), uma vez que estas requerem tanto transparência quanto confidencialidade.
Os data rooms também podem ser usadas em auditorias empresariais, propiciando um repositório seguro e unificado para todos os documentos que os auditores, contadores, advogados e reguladores precisam ver. Projetos comerciais colaborativos também podem usar os data rooms para centralizar informações importantes. Uma empresa também pode usar um data room simplesmente para armazenamento e compartilhamento de arquivos.
Preferivelmente, certificações ISO 27001 e SOC2, bem como criptografia de dados de alta qualidade.
A capacidade de definir diferentes níveis de acesso com base na função.
Preferencialmente envolvendo vários servidores em locais diferentes.
Ser capaz de reter as estruturas de arquivos poupa muito tempo.
Para ajudar a arquivar tudo no lugar ideal.
Ocultar informações sensíveis em documentos com a opção de divulgá-las mais tarde.
Proteger contra cópia/compartilhamento ilícito de documentos.
Para tornar pesquisáveis os documentos digitalizados.
Muitas transações envolverão documentos em vários idiomas.
Uma sala de dados agiliza o processo e reduz o risco de erros.
Monitore o progresso e os resultados de um projeto.
Segurança, gestão de riscos, eficiência, velocidade, facilidade de uso, proteção do valor do negócio
Existem formas alternativas de compartilhar arquivos, tais como e-mail, caixas de coleta, unidades na nuvem e pendrives. No entanto, elas não impedem a visualização, cópia ou impressão ilícita dos respectivos conteúdos. Há também formas alternativas de gerenciar processos de due diligence, como as planilhas. Mas elas tornam a colaboração difícil e menos segura.
O controle de versão pode ser um enorme problema. Também é possível reunir as descobertas de uma due diligence sem um data room — mas, novamente, o processo é muito mais oneroso e traz o risco adicional de haver violações de dados.
Para transações sensíveis como fusões e aquisições, somente um data room pode viabilizar o compartilhamento genuinamente seguro de arquivos, bem como eficiência para gerir processos, colaborar e reunir as conclusões da due diligence.
Você pode criar um data room com apenas alguns passos. No nível mais simples, eles são:
1. Encontrar um provedor de data rooms
2. Carregar os documentos que deseja guardar lá
3. Categorizar e indexar o conteúdo na estrutura de arquivos mais adequada
4. Suprimir as informações que os usuários não devem (ou ainda não deveriam) ver
5. Criar funções (ou seja, definir os diferentes tipos de usuário que precisarão de acesso) e estabelecer os respectivos níveis de permissão
6. Importar todos os checklists necessários para gerenciar e acompanhar o projeto
Caso tenha outras dúvidas sobre data rooms, não hesite em nos contatar.
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Baixe este checklist para escolher com êxito uma plataforma e um parceiro de VDR.
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Saiba o que são, por que ter e como usar data rooms virtuais (VDR) – e fique à frente dos demais.