Types de dataroom
Une dataroom est un endroit sécurisé utilisé pour partager des documents confidentiels. Elle permet de divulguer des informations à des personnes précises, tout en minimisant le risque qu'elles soient vues par d'autres personnes. Elles sont notamment utilisées dans le cadre de fusions et acquisitions (M&A) et d'autres transactions commerciales sensibles, pour certaines procédures juridiques ainsi que pour le partage et le stockage de fichiers en général.
Historiquement, les datarooms étaient des salles physiques contenant des documents papier. Aujourd'hui, la plupart de ces datarooms sont virtuelles. Etant un logiciel SaaS, elles offrent des niveaux de sécurité personnalisés et différentes fonctionnalités qui vont au-delà du simple partage de fichiers.
Qui les utilise ?
Les datarooms sont essentielles en M&A. À qui sont-elles destinées ? Les équipes chargées du développement de l'entreprise, les banquiers d'affaires, les professionnels du capital-investissement et les juristes en sont les principaux utilisateurs. Elles sont également essentielles pour les introductions en bourse (IPO) qui exigent à la fois transparence et confidentialité.
Les datarooms sont également utilisées dans le cadre d'audits d'entreprise, fournissant un référentiel unique et sécurisé pour tous les documents que les auditeurs, comptables, juristes et les autorités de régulation doivent consulter. Elles permettent également de centraliser les informations clés dans le cadre de projets commerciaux collaboratifs. Enfin, les entreprise peuvent utiliser une dataroom dans le simple but de stocker et partager des fichiers.
Quels sont les éléments indispensables d'une dataroom ?
Voici les principales fonctionnalités dont la dataroom sélectionnée doit disposer :
Sécurité
De préférence, les certifications ISO 27001 et SOC2, et un chiffrement des données de grande qualité.
Permissions granulaires
Possibilité de définir différents niveaux d'accès en fonction du rôle.
Sauvegarde des données
De préférence avec plusieurs serveurs répartis sur différents lieux.
Chargement groupé intelligent
Le fait de pouvoir conserver les structures de fichiers permet de gagner un précieux temps.
Catégorisation automatique
Pour vous aider à tout classer au bon endroit.
Caviardage
Perme de caviarder des informations sensibles dans les documents avec la possibilité de les divulguer ultérieurement.
Filigrane
Pour se prémunir contre la copie ou le partage illicite de documents.
Reconnaissance optique de caractères (OCR)
Pour faciliter la recherche de documents numérisés.
Traduction
De nombreuses transactions impliquent des documents rédigés dans plusieurs langues.
L'outil de Q&A
La dataroom accélère le processus Q&A tout en réduisant le risque de commettre des erreurs.
Analytique
Pour suivre l'évolution d'un projet et ses résultats.
Pourquoi utiliser une dataroom ?
Les principales raisons :
Sécurité, Gestion des risques, Efficacité, Vitesse, Facilité d'utilisation, Protection de la valeur de la transaction
Il existe d'autres solutions pour partager les fichiers, tels que les e-mails, les drop-boxes, les serveurs cloud et les clés USB. Cependant, ces solutions n'empêchent pas la consultation, la copie ou l'impression illicites du contenu. Il existe également d'autres moyens de gérer les processus de due diligence, comme les feuilles de calcul. Mais ces dernières entravent la collaboration et augmentent les risques de failles dans la sécurité. Il est également possible de rassembler les résultats d'une due diligence sans dataroom, mais le processus est beaucoup plus onéreux et présente un risque supplémentaire de violations de données.
Pour les transactions sensibles telles que les fusions et acquisitions, seule une dataroom peut permettre un partage de fichiers véritablement sécurisé associé à une gestion efficace des processus, un travail collaboratif et la centralisation des résultats de la due diligence.
Comment créer une dataroom ?
Vous pouvez créer une dataroom en quelques étapes :
- Trouvez un fournisseurde dataroom
- Chargez les documents que vous souhaitez conserver
- Catégorisez et indexez les contenus dans la structure de fichiers la plus appropriée
- Caviardez toutes les informations que les autres parties prenantes ne doivent pas voir (ou pas encore)
- Créez des rôles (c'est-à-dire définir les différents types d'utilisateurs qui auront besoin d'un accès) et définissez leurs niveaux d'autorisation
- Importez toutes les checklists dont vous aurez besoin pour gérer et suivre le projet
Si vous avez d'autres questions sur les datarooms, n'hésitez pas à nous contacter..
Ressources supplémentaires
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Datasite Diligence
Accélérez les fusions et acquisitions grâce à une dataroom mondialement renommée qui facilite le processus de due diligence.
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La dataroom checklist
Téléchargez cette liste pour vous assurer que vous choisissez la dataroom la plus adaptée à vos besoins.
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Centre d'aide Datasite
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