En el mundo de la due diligence, donde una sola transacción puede contener miles de documentos, los asesores de M&A trabajan contra reloj para ocultar la información confidencial y así evitar que el peso de la ley caiga sobre ellos. Esto puede parecer el tráiler de una película, pero es el día a día de los expertos del sector.

El plazo estándar de la due diligence se ha reducido a menos de sesenta días, de los cuales una gran parte se destina a la censura documental. Además, esta tarea puede resultar especialmente exigente cuando los datos sensibles no son solo com­­­erciales, sino también personales.

Salvo, por supuesto, que tengamos la herramienta de censura documental mediante inteligencia artificial de Datasite.

El desafío de Compliance

Pero ¿por qué dejar en manos de la inteligencia artificial lo que puede hacer uno mismo?

Fijémonos en uno de los tipos de transacción más complejos: los préstamos NPL.

Estos proyectos pueden contener grandes volúmenes de documentos hipotecarios que incluyen diferentes datos de identificación personal (PII). Estos datos pueden aparecer en distintos idiomas o seguir diversos patrones, pero se debe aplicar la censura documental a todos ellos para cumplir con las leyes de protección de datos, como el RGPD.

Algunos ejemplos de PII son los números de identificación nacional de la UE, los números de identificación fiscal de Francia, los números personales de servicio público de Irlanda y muchos más. Habitualmente, aplicar la censura documental a todos estos datos requiere varios días o semanas de trabajo intenso. Pero esto ha cambiado. 

La AI, al rescate

Nuestra herramienta de censura documental integrada en el Diligence data room ahora es más eficaz que nunca. En respuesta al feedback que recibimos, hemos aumentado las capacidades de la AI para que pueda identificar una amplia gama de datos de tipo PII, localizando no solo los más frecuentes, como los números de la seguridad social, sino otros cientos de tipos y en múltiples jurisdicciones.

¿Códigos fiscales italianos? Bajo control. ¿Números del Servicio Nacional de Salud del Reino Unido? Ningún problema. Por no mencionar nombres, fechas de nacimiento, direcciones IP y de correo electrónico, números de teléfono, de pasaporte, de permisos de conducir o de identificación fiscal, y la lista continúa.

Con apenas unos clics, nuestra AI reconoce todos estos datos y aplica la censura documental para cumplir con el RGPD sin tener que invertir días o incluso semanas.

Funciona de manera muy sencilla. Primero, se definen los motivos para cada tipo de censura documental (comercial, estratégico, RGPD o cualquier otro motivo). Cada motivo tiene asignado una etiqueta de color para identificarlos fácilmente. Después, se seleccionan los file rooms y carpetas a los que se debe aplicar la censura documental y la AI se encargará del resto, incluso de identificar el idioma de cada archivo. Se generarán borradores para cada documento con las sugerencias de censura documental, que se podrán confirmar o rechazar una vez realizadas las comprobaciones necesarias. Entonces, es hora de publicarlos.

En caso de que sea necesario revisar la censura documental (por ejemplo, cuando haya solo un comprador exclusivo), se podrá seleccionar la información por motivo y mostrarla con un solo clic. De esta forma, los datos confidenciales se mantendrán ocultos.

A partir de ahora, la tarea de censura documental no tiene por qué ser una misión imposible, ya que los documentos se pueden censurar en cuestión de segundos.