Por Emily Ehlers, Gerente de Marketing de Producto

Suena como una fiesta. Haces una lista de algunas cosas que deseas, envías esa lista a otras personas, que tienen que proporcionar los elementos, dentro de un límite de tiempo estricto, tachando cada solicitud en sus propias listas a medida que avanzan. Al final, si falta algo o está duplicado, todos tendrán algunas pérdidas.

Pero esto no es una fiesta. Increíblemente, es como se ejecutan deals de M&A. Las listas involucradas pueden ser enormes archivos de Excel, mientras que las pérdidas son, potencialmente, de millones de dólares. Ya era hora de que alguien pensara en una mejor forma. Así que lo hicimos.

El problema de configurar un cuarto de datos

Primero, una mirada más cercana a por qué configurar un cuarto de datos para M&A es un dolor de cabeza. Antes de que pueda llevarse a cabo la debida diligencia, el equipo de negociación del banco debe pedirle al vendedor que proporcione todos los documentos que el comprador necesita ver. Estos archivos pueden estar relacionados con ingresos, recursos humanos, litigios y más. Generalmente, esta lista de solicitudes toma la forma de una hoja de cálculo de Excel, enviada por correo electrónico. Cuando el vendedor carga archivos de la lista, el banco actualiza manualmente el checklist. Cualquier nueva solicitud también se realiza por correo electrónico.

No hay necesidad de señalar cuán laborioso es este proceso. Ni cuánto potencial hay para que se produzcan errores, especialmente cuando comienzan a circular varias versiones del mismo checklist. Luego, el checklist debe verificarse nuevamente, con el contenido real del cuarto de datos, para ver si todo está realmente allí. Y a medida que el comprador examina los numerosos archivos, es posible que se necesiten archivos adicionales y vuelve a aparecer el checklist.

Así que se nos ocurre una mejor manera.

Presentamos los Trackers

Trackers es una de las funciones imprescindibles de Datasite. Proporciona un único checklist, utilizado por todos los involucrados. Cuando un usuario hace un cambio, todos los que necesitan verlo lo ven. Cuando una persona sube un archivo, todo el mundo lo sabe (nuevamente, suponiendo que tenga los permisos adecuados).

No hay más confusión. No hay más ida y vuelta. No más versiones múltiples de la lista, no más correos electrónicos, no más Excel. Y debido a que todo sucede en la plataforma de Datasite, ya no es necesario intercambiar entre ningún otro software.

¿Cómo funciona la función de Trackers?

Puede usar Trackers cada vez que configure un cuarto de datos, sea en Diligence (el data room donde se lleva a cabo la debida diligencia) o en Prepare (nuestra plataforma para configurar por adelantado). Los usuarios simplemente hacen clic en la pestaña Trackers para comenzar.

Hay varias formas de crear un tracker. Puede cargar uno desde Excel, copiarlo desde un proyecto existente o crear uno desde cero. A continuación, puede realizar las ediciones necesarias, otorgar/restringir permisos, ajustar vistas, establecer opciones de columna, etc. Y aquí está la parte realmente genial: con unos pocos clics, puede generar una estructura de carpetas completa directamente desde el tracker, de modo que los dos coincidan de forma predeterminada.

Ahora todos están literalmente en la misma página. Tanto el vendedor como el banco saben exactamente qué hay en el cuarto de datos, qué se necesita aún, qué se verificó y qué no. Corregir cualquier omisión toma momentos en lugar de horas o días. Y la seguridad no se ve comprometida por los intercambios de correo electrónico.

En resumen: los deals son más fáciles con los trackers

Es fácil ver cómo configurar un deal es mucho más fácil y rápido cuando los equipos usan los trackers. Hay una fuente de verdad y un lugar para colaborar. Significa que su cuarto de datos estará listo mucho antes de que se detenga la música.

¿Qué más hay de nuevo? Sepa más.