Che cos'è una data room?
Una data room è un luogo sicuro dove condividere documenti. Consente di divulgare informazioni a persone specifiche, riducendo al contempo il rischio che altre persone possano visualizzarle. Le data room sono infatti utilizzate per fusioni e acquisizioni (M&A), per altre transazioni commerciali sensibili, per diverse procedure legali e anche per la generica condivisione e archiviazione dei file.
Tradizionalmente, le data room erano stanze fisiche che contenevano documenti cartacei. Attualmente, le data room sono siti Web protetti, a volte definite anche data room virtuali (VDR). Trattandosi di software-as-a-service (SaaS), possono offrire molteplici livelli di sicurezza personalizzati e funzionalità di assistenza in aggiunta alla condivisione basilare dei file.
Tipi di data room
Un luogo protetto per l'archiviazione e la condivisione di documenti
Data room fisica
Sede fisica
Data room virtuale (VDR)
Piattaforma SaaS
Chi utilizza le data room?
Le data room sono fondamentali per le M&A. Gli utenti di una data room M&A possono essere team di sviluppo aziendale, banche di investimento, professionisti di private equity e team legali. Le data room sono anche cruciali per le offerte pubbliche iniziali (IPO), dato che queste richiedono sia trasparenza che riservatezza.
Le data room possono essere utilizzate anche per gli audit aziendali, poiché offrono un unico luogo di archiviazione sicuro per tutti i documenti che auditor, contabili, avvocati e autorità di controllo hanno la necessità di consultare. Anche i progetti di business collaborativo possono utilizzare le data room per centralizzare le informazioni fondamentali. Un'azienda potrebbe anche utilizzare una data room per la semplice archiviazione e condivisione dei file.
Banche di investimento
Direttori
Analisti
Avvocati
Quali funzionalità dovrebbe includere una data room?
Ecco le funzionalità fondamentali che dovresti considerare nella scelta di una data room:
Sicurezza
Preferibilmente, certificazioni ISO 27001 e SOC2 e una crittografia dei dati di alta qualità.
Autorizzazioni flessibili
La possibilità di configurare differenti livelli di accesso in base al ruolo.
Backup dei dati
Preferibilmente, la disponibilità di più server su più sedi.
Caricamento in blocco efficiente
La capacità di mantenere la struttura del file consente di risparmiare tempo.
Categorizzazione automatica
Per aiutarti ad archiviare tutto nel luogo migliore.
Revisione
Oscuramento delle informazioni sensibili nei documenti con la possibilità di rivelarle in seguito.
Filigrana
Per tutelarti contro la riproduzione/condivisione illecita dei documenti.
Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)
Per poter eseguire ricerche nei documenti scansionati.
Traduzione
Molte operazioni prevedono documenti in più lingue.
Processo Q&A
Una data room lo velocizza, riducendo il rischio di errori.
Dati di analisi
Tieni traccia del progresso e dei risultati del progetto.
Perché utilizzare una data room?
I motivi principali per utilizzare una data room per le transazioni sono:
- Sicurezza
- Gestione del rischio
- Efficienza
- Rapidità
- Semplicità d'utilizzo
- Protezione del valore delle operazioni
Esistono forme alternative di condivisione dei file, come e-mail, caselle di posta virtuali, unità di cloud e chiavette USB. Tuttavia, nessuna di queste può impedire pratiche illecite di visualizzazione, riproduzione o stampa dei contenuti. Esistono anche modi alternativi di gestire i processi di due diligence, ad esempio i fogli di calcolo, che però rendono la collaborazione difficoltosa e meno sicura. Il controllo della versione può rivelarsi un problema notevole. È possibile confrontare i risultati della due diligence anche senza una data room, ma, anche in questo caso, il processo risulta ben più gravoso e comporta un rischio maggiore di violazione dei dati.
Nel caso di transazioni sensibili, come le M&A, solo una data room permette una condivisione dei file realmente sicura abbinata a un efficace processo di gestione, collaborazione e raccolta dei risultati della due diligence.
Sicurezza e gestione del rischio
Rapidità ed efficienza
Semplicità d'utilizzo
Protezione del valore delle operazioni
Come si crea una data room?
Puoi configurare una data room in pochi passaggi. Eccoli, in breve:
- Trova un fornitore di data room
- Carica i documenti che desideri archiviare
- Classifica e cataloga i contenuti strutturando i file nel modo più idoneo
- Nascondi ogni informazione che gli utenti non devono visualizzare (anche solo temporaneamente)
- Crea ruoli (ad esempio, definisci i diversi tipi di utenti che necessiteranno di accesso) e configura i loro livelli di autorizzazione
- Importa tutti gli elenchi di controllo necessari per gestire e monitorare il progetto
Se hai ulteriori domande sulle data room, non esitare a contattarci.
