Una data room è un luogo sicuro dove condividere documenti. Consente di divulgare informazioni a persone specifiche, riducendo al contempo il rischio che altre persone possano visualizzarle. Le data room sono infatti utilizzate per fusioni e acquisizioni (M&A), per altre transazioni commerciali sensibili, per diverse procedure legali e anche per la generica condivisione e archiviazione dei file.
Tradizionalmente, le data room erano stanze fisiche che contenevano documenti cartacei. Attualmente, le data room sono siti Web protetti, a volte definite anche data room virtuali (VDR). Trattandosi di software-as-a-service (SaaS), possono offrire molteplici livelli di sicurezza personalizzati e funzionalità di assistenza in aggiunta alla condivisione basilare dei file.
Un luogo protetto per l'archiviazione e la condivisione di documenti
Data room fisica
Sede fisica
Data room virtuale (VDR)
Piattaforma SaaS
Le data room sono fondamentali per le M&A. Gli utenti di una data room M&A possono essere team di sviluppo aziendale, banche di investimento, professionisti di private equity e team legali. Le data room sono anche cruciali per le offerte pubbliche iniziali (IPO), dato che queste richiedono sia trasparenza che riservatezza.
Le data room possono essere utilizzate anche per gli audit aziendali, poiché offrono un unico luogo di archiviazione sicuro per tutti i documenti che auditor, contabili, avvocati e autorità di controllo hanno la necessità di consultare. Anche i progetti di business collaborativo possono utilizzare le data room per centralizzare le informazioni fondamentali. Un'azienda potrebbe anche utilizzare una data room per la semplice archiviazione e condivisione dei file.
Banche di investimento
Direttori
Analisti
Avvocati
Preferibilmente, certificazioni ISO 27001 e SOC2 e una crittografia dei dati di alta qualità.
La possibilità di configurare differenti livelli di accesso in base al ruolo.
Preferibilmente, la disponibilità di più server su più sedi.
La capacità di mantenere la struttura del file consente di risparmiare tempo.
Per aiutarti ad archiviare tutto nel luogo migliore.
Oscuramento delle informazioni sensibili nei documenti con la possibilità di rivelarle in seguito.
Per tutelarti contro la riproduzione/condivisione illecita dei documenti.
Per poter eseguire ricerche nei documenti scansionati.
Molte operazioni prevedono documenti in più lingue.
Una data room lo velocizza, riducendo il rischio di errori.
Tieni traccia del progresso e dei risultati del progetto.
I motivi principali per utilizzare una data room per le transazioni sono:
Esistono forme alternative di condivisione dei file, come e-mail, caselle di posta virtuali, unità di cloud e chiavette USB. Tuttavia, nessuna di queste può impedire pratiche illecite di visualizzazione, riproduzione o stampa dei contenuti. Esistono anche modi alternativi di gestire i processi di due diligence, ad esempio i fogli di calcolo, che però rendono la collaborazione difficoltosa e meno sicura. Il controllo della versione può rivelarsi un problema notevole. È possibile confrontare i risultati della due diligence anche senza una data room, ma, anche in questo caso, il processo risulta ben più gravoso e comporta un rischio maggiore di violazione dei dati.
Nel caso di transazioni sensibili, come le M&A, solo una data room permette una condivisione dei file realmente sicura abbinata a un efficace processo di gestione, collaborazione e raccolta dei risultati della due diligence.
Sicurezza e gestione del rischio
Rapidità ed efficienza
Semplicità d'utilizzo
Protezione del valore delle operazioni
Puoi configurare una data room in pochi passaggi. Eccoli, in breve:
Se hai ulteriori domande sulle data room, non esitare a contattarci.