Von Emily Ehlers, Product Marketing Manager

Müssen die Prozesse Ihres M&A-Deals so aufwendig sein? Wäre es nicht toll, wenn Sie alle benötigten Dokumente und Dateien viel einfacher koordinieren könnten? Wenn Sie eine zentrale Informationsbasis hätten? Und einen Ort für die Zusammenarbeit? Kurz: Wenn Sie Ihren Deal schneller auf den Weg bringen könnten?

Die aktuelle Herausforderung

Bevor die Due Diligence stattfinden kann, muss das Deal-Team alle Dokumente, die für den Käufer relevant sind, von der Sell-Side anfordern. Diese Unterlagen können sich auf die Umsätze, HR, ESG und vieles mehr beziehen. Die Dokumentenanforderungsliste ist in der Regel eine Excel-Tabelle, die per E-Mail versandt wird. Wenn der Verkäufer Dateien aus der Liste hochlädt, aktualisiert der Berater die Checkliste manuell. Der Austausch über die Anfragen erfolgt wieder per E-Mail.

Dieser Prozess ist zeitaufwendig und fehleranfällig – vor allem, wenn mehrere Versionen der Checkliste im Umlauf sind. Außerdem muss die Checkliste immer wieder mit dem Inhalt des Datenraums abgeglichen werden. Denn es muss alles vorhanden sein, bevor der Datenraum gestartet und die Due Diligence eingeleitet wird.

Es gibt kein Durcheinander mehr. Kein Hin und Her. Keine verschiedenen Versionen der Liste. Keine E-Mails, kein Excel und kein Wechseln zwischen den Tools.

Das ist die Lösung

Trackers ist eine neue Funktion des Datenraums von Datasite, auf die Sie künftig nicht mehr verzichten wollen. Es stellt eine zentrale Checkliste bereit, die von allen Beteiligten verwendet wird. So können sie das Hochladen von Dokumenten und Dateien in Echtzeit verfolgen. Wenn ein Benutzer eine Änderung vornimmt, sieht das jeder, der es sehen muss. Wenn eine Person eine Datei hochlädt, wissen alle davon. Immer vorausgesetzt, dass sie die Berechtigung dazu haben.

Es gibt kein Durcheinander mehr. Kein Hin und Her. Keine verschiedenen Versionen der Liste. Keine E-Mails, kein Excel und kein Wechseln zwischen den Tools. Denn alles passiert innerhalb des Datenraums.

Wie funktioniert das?

Sie können Trackers starten, wenn Sie Ihren Datenraum von Datasite einrichten. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte Trackers, um loszulegen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Tracker zu erstellen. Sie können einen Tracker mithilfe einer Excel-Datei hochladen. Sie können ihn aus einem bestehenden Projekt kopieren. Oder ihn von Grund auf neu erstellen. Anschließend können Sie ihn einfach bearbeiten, Zugriffsrechte definieren, Ansichten anpassen, Spaltenoptionen festlegen und so weiter.

Und jetzt kommt der beste Teil: Mit ein paar Klicks können Sie direkt aus dem Tracker eine komplette Ordnerstruktur erstellen. So stimmen Tracker und Struktur überein – und das standardmäßig.

Welche Vorteile hat Trackers?

Mit Trackers sind alle Beteiligten immer auf demselben Stand. Verkäufer und Berater wissen genau, was sich im Datenraum befindet und was noch fehlt. Was schon geprüft wurde und was nicht. Lücken zu füllen dauert nur Augenblicke, nicht mehr Stunden oder Tage. Und die Sicherheit wird nicht durch den Austausch von E-Mails beeinträchtigt.