By Emily Ehlers, Product Marketing Manager

M&A取引にあたってデータルームを用意するって大変ですよね。必要な資料やファイルがすべてもっと簡単に集められたら、正確な情報源がひとつだけだったら、作業場所がひとつだけだったら、取引をもっと迅速に立ち上げられたら、いいなと思いませんか？それを実現するツールをご紹介します。

課題

デューデリジェンスを実施する前に、取引チームは譲渡対象企業に対し買収企業が確認する必要があるすべての資料を提供するよう依頼しなければなりません。内容は収益や人事、訴訟関係などがあります。一般に、この要求する資料リストはExcelシートで作成し、電子メールで送付します。対象企業がリストにある資料をアップロードすると、調査担当が手動でチェックリストを更新します。さらに、要求資料についてのやり取りも電子メールで行われます。

非常に骨の折れるプロセスなだけでなくミスも発生しやすいです。特に同じチェックリストのバージョンが複数出回り始めるとミスにつながります。さらに、データルームを立ち上げ、デューデリジェンスのプロセスを開始する前に資料がすべて揃っているか、チェックリストとデータルームにある実際の資料を何度も確認する必要があります。時間がかかる作業とはまさにこのことです。

そこでより良い方法を考えました。

混乱とも面倒なやり取りともおさらばです。もう複数バージョンできてしまうリストも、電子メールも、Excelも使わなくていいのです。すべてがデータルームで行われるため、作業するソフトウェアをあちこち切り替える必要もありません。

解決策

データルームに欠かせない新機能、Trackersです。チェックリストを一元化し、関係者全員が資料やファイルのアップロードや変更を追跡できるようにしています。誰かが変更を加えれば、必要な人全員がその変更を確認できます。誰かがファイルをアップロードすれば、全員がそれを把握できます（アクセス権がある場合）。

混乱とも面倒なやり取りともおさらばです。もう複数バージョンできてしまうリストも、電子メールも、Excelも使わなくていいのです。すべてがデータルームで行われるため、作業するソフトウェアをあちこち切り替える必要もありません。

仕組み

TrackersはDatasiteデータルームを設定すると使えます。ユーザーはTrackersタブをクリックするだけ。

Trackersの作成方法は複数あり、Excelからアップロードしたり、既存のプロジェクトからコピーしたり、ゼロから作成したりします。作成したら、必要な編集を加えたり、アクセス権を付与・制限したり、画面設定を調整したりすることはもちろん、コラムオプションの設定などもできます。

さらに画期的なのが、クリック数回でTrackersから直接完全なフォルダーを生成でき、最初から完全なコピーが作れるのです。

利点

 

関係者全員が同じ情報を共有できます。譲渡対象企業も調査担当もデータルームにある資料、必要な資料、確認済み・未確認の資料を正確に把握できます。漏れの修正も何時間、何日ではなく数分で完了します。さらに、セキュリティーも電子メールのやり取りで情報が漏れることなく万全です。