Di Emily Ehlers, Product Marketing Manager

Perché configurare una data room per la vostra operazione di M&A è un tale grattacapo? Non sarebbe fantastico trovare una soluzione più semplice per poter raccogliere tutti i documenti e i file relativi ai deal? Disporre di un’unica fonte affidabile? E di un unico luogo in cui collaborare? Poter lanciare i deal più celermente? Ora potete realizzare tutto ciò nella vostra data room grazie alla funzionalità trackers.

Qual è il problema?

Prima di dare inizio al processo di due diligence, il deal team deve chiedere al venditore di fornire tutti i documenti che l'acquirente deve vedere. Questi file possono riguardare ricavi, risorse umane, contenziosi ed altro. In generale, questa lista di richieste prende la forma di un foglio elettronico Excel inviato per e-mail. Quando il venditore carica i file dalla lista, il consulente aggiorna manualmente la checklist.  Qualsiasi scambio di informazioni avviene per e-mail.

È un processo laborioso, a rischio di errori, soprattutto quando iniziano a circolare più versioni della stessa checklist. Inoltre, la checklist deve essere verificata più volte, confrontata con il contenuto effettivo così da vedere se c'è tutto prima di lanciare la data room e avviare il processo di due diligence. Si tratta di un procedimento che richiede molto tempo.

Non c’è più confusione. Non ci sono più scambi continui. Non ci sono più versioni multiple della lista. Basta e-mail, basta Excel. E basta passare da una piattaforma di software all'altra.

Qual è la soluzione?

Trackers è una nuova funzionalità must-have per le data room. Fornisce un’unica checklist centrale utilizzata da tutti coloro che sono coinvolti nel monitoraggio dei documenti e dei progressi e dei cambiamenti nel caricamento dei file.  In questo modo, quando un utente cambia qualcosa, chi deve vedere il cambiamento lo può fare. Quando una persona carica un file, tutte le persone ne sono informate (a patto di avere la giusta autorizzazione).

Non c’è più confusione. Non ci sono più scambi continui. Non ci sono più versioni multiple della lista, basta e-mail, basta Excel. E visto che tutto accade all’interno della data room, non c’è più bisogno di passare da una piattaforma di software all'altra. 

Come funziona?

Potete usare Trackers ogniqualvolta configurate una data room Datasite.  Gli utenti devono solo fare clic sulla scheda Trackers per iniziare. 

Ci sono diversi modi per creare un Tracker. È possibile caricarne uno da Excel, copiarlo da un progetto esistente o crearne uno da zero. È quindi possibile apportare tutte le modifiche necessarie, concedere/limitare le autorizzazioni, regolare le view, impostare le opzioni delle colonne e così via.

Ed ecco la parte più interessante: con pochi clic, è possibile generare una struttura di cartelle completa direttamente dal tracker, in modo che loro due coincidano di default.

Quali sono i vantaggi?

In questo modo tutti si trovano letteralmente sulla stessa pagina. Sia il venditore, sia il consulente sanno esattamente cosa c'è nella data room, cosa manca ancora, cosa è stato controllato e cosa no. La correzione di eventuali omissioni richiede pochi istanti invece di ore o giorni. E la sicurezza non è compromessa dagli scambi di e-mail.