Ein Datenraum ist ein sicherer Ort, um Dokumente auszutauschen. Er ermöglicht die Weitergabe von Informationen an bestimmte Personen und minimiert gleichzeitig das Risiko, dass die Daten von anderen Personen eingesehen werden können. Datenräume werden daher bei M&A-Deals (Mergers & Acquisitions) und anderen sensiblen Geschäftstransaktionen, bei rechtlichen Prozessen und auch für die allgemeine Nutzung und Speicherung von Dateien verwendet.
In der Vergangenheit waren Datenräume physische Räume, die Dokumente in Papierform enthielten. Heute sind die meisten Datenräume gesicherte Websites. Diese werden teilweise als virtuelle Datenräume (VDR) bezeichnet. Da es sich um Software-as-a-Service (SaaS) handelt, ermöglichen sie neben dem grundlegenden Dateiaustausch auch individuellere Sicherheitsstufen und unterstützende Funktionen.
Datenräume sind unerlässlich für M&A-Transaktionen. Zu den Nutzern eines Datenraums gehören Unternehmensentwicklungsteams, Investmentbanker, Private-Equity-Experten und Anwälte. Datenräume sind auch für Börsengänge (Initial Public Offerings, IPOs) unentbehrlich, da hier sowohl Transparenz als auch Vertraulichkeit erforderlich sind.
Datenräume können auch bei Unternehmensprüfungen eingesetzt werden: Sie bieten einen zentralen, sicheren Aufbewahrungsort für alle Dokumente, die Wirtschaftsprüfer, Buchhalter, Anwälte und Aufsichtsbehörden einsehen müssen. Auch bei gemeinsamen Geschäftsprojekten werden Datenräume genutzt, um wichtige Informationen zu zentralisieren. Ein Unternehmen kann einen Datenraum auch einfach für die Speicherung und den Austausch von Dateien nutzen.
Zertifizierungen nach ISO 27001 und SOC2 sowie eine hochwertige Datenverschlüsselung
Die Möglichkeit, je nach Rolle verschiedene Zugriffsebenen festzulegen
Vorzugsweise mit mehreren Servern an mehreren Standorten
Dank Beibehaltung der Dateistrukturen Zeit sparen
Damit Sie alles optimal ablegen können
Sensible Informationen in Dokumenten unkenntlich machen – mit der Option, sie später wieder offenzulegen
Zum Schutz vor unerlaubtem Kopieren/Teilen von Dokumenten
Um gescannte Dokumente suchbar zu machen
Viele Transaktionen umfassen Dokumente in mehreren Sprachen
Schneller und weniger fehleranfällig
Projektfortschritt und Ergebnisse verfolgen
Sicherheit, Risikomanagement, Effizienz, Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit & Schutz des Deal-Wertes
Es gibt alternative Formen der Dateifreigabe, z. B. E-Mail, Dropboxen, Cloud-Laufwerke und USB-Sticks. Diese können jedoch nicht verhindern, dass Inhalte unrechtmäßig angesehen, kopiert oder ausgedruckt werden. Und natürlich gibt auch alternative Möglichkeiten zur Verwaltung von Due-Diligence-Prozessen, wie z. B. Excel-Tabellen. Jedoch machen diese die Zusammenarbeit schwieriger und weniger sicher. Ein weiteres großes Problem kann die Versionskontrolle darstellen. Es ist möglich, die Ergebnisse der Due Diligence ohne einen Datenraum zusammenzustellen – aber auch hier ist der Prozess wesentlich mühsamer und birgt ein zusätzliches Risiko von Datenschutzverletzungen.
Bei sensiblen Transaktionen wie M&A-Deals kann nur ein Datenraum den wirklich sicheren Austausch von Dateien in Kombination mit effizientem Prozessmanagement, Zusammenarbeit und dem Erfassen von Due-Diligence-Ergebnissen ermöglichen.
Sie können einen Datenraum in nur wenigen Schritten einrichten. Auf der einfachsten Ebene sind dies:
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