Arten von Datenräumen
Ein Datenraum ist ein sicherer Ort, um Dokumente auszutauschen. Er ermöglicht die Weitergabe von Informationen an bestimmte Personen und minimiert gleichzeitig das Risiko, dass die Daten von anderen Personen eingesehen werden können. Datenräume werden daher bei M&A-Deals (Mergers & Acquisitions) und anderen sensiblen Geschäftstransaktionen, bei rechtlichen Prozessen und auch für die allgemeine Nutzung und Speicherung von Dateien verwendet.
In der Vergangenheit waren Datenräume physische Räume, die Dokumente in Papierform enthielten. Heute sind die meisten Datenräume gesicherte Websites. Diese werden teilweise als virtuelle Datenräume (VDR) bezeichnet. Da es sich um Software-as-a-Service (SaaS) handelt, ermöglichen sie neben dem grundlegenden Dateiaustausch auch individuellere Sicherheitsstufen und unterstützende Funktionen.
Wer nutzt Datenräume?
Datenräume sind unerlässlich für M&A-Transaktionen. Zu den Nutzern eines Datenraums gehören Unternehmensentwicklungsteams, Investmentbanker, Private-Equity-Experten und Anwälte. Datenräume sind auch für Börsengänge (Initial Public Offerings, IPOs) unentbehrlich, da hier sowohl Transparenz als auch Vertraulichkeit erforderlich sind.
Datenräume können auch bei Unternehmensprüfungen eingesetzt werden: Sie bieten einen zentralen, sicheren Aufbewahrungsort für alle Dokumente, die Wirtschaftsprüfer, Buchhalter, Anwälte und Aufsichtsbehörden einsehen müssen. Auch bei gemeinsamen Geschäftsprojekten werden Datenräume genutzt, um wichtige Informationen zu zentralisieren. Ein Unternehmen kann einen Datenraum auch einfach für die Speicherung und den Austausch von Dateien nutzen.
Welche Funktionen sollte ein Datenraum umfassen?
Hier finden Sie die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Datenraums achten sollten:
Sicherheit
Zertifizierungen nach ISO 27001 und SOC2 sowie eine hochwertige Datenverschlüsselung
Flexible Berechtigungen
Die Möglichkeit, je nach Rolle verschiedene Zugriffsebenen festzulegen
Datensicherung
Vorzugsweise mit mehreren Servern an mehreren Standorten
Intelligente Massen-Uploads
Dank Beibehaltung der Dateistrukturen Zeit sparen
Automatische Kategorisierung
Damit Sie alles optimal ablegen können
Schwärzung
Sensible Informationen in Dokumenten unkenntlich machen – mit der Option, sie später wieder offenzulegen
Wasserzeichen
Zum Schutz vor unerlaubtem Kopieren/Teilen von Dokumenten
OCR - Optische Zeichenerkennung
Um gescannte Dokumente suchbar zu machen
Übersetzung
Viele Transaktionen umfassen Dokumente in mehreren Sprachen
Q&A-Prozess
Schneller und weniger fehleranfällig
Analytics
Projektfortschritt und Ergebnisse verfolgen
Warum sollten Sie einen Datenraum nutzen?
Die Hauptgründe für die Nutzung eines Datenraums für M&A-Transaktionen sind:
Sicherheit, Risikomanagement, Effizienz, Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit & Schutz des Deal-Wertes
Es gibt alternative Formen der Dateifreigabe, z. B. E-Mail, Dropboxen, Cloud-Laufwerke und USB-Sticks. Diese können jedoch nicht verhindern, dass Inhalte unrechtmäßig angesehen, kopiert oder ausgedruckt werden. Und natürlich gibt auch alternative Möglichkeiten zur Verwaltung von Due-Diligence-Prozessen, wie z. B. Excel-Tabellen. Jedoch machen diese die Zusammenarbeit schwieriger und weniger sicher. Ein weiteres großes Problem kann die Versionskontrolle darstellen. Es ist möglich, die Ergebnisse der Due Diligence ohne einen Datenraum zusammenzustellen – aber auch hier ist der Prozess wesentlich mühsamer und birgt ein zusätzliches Risiko von Datenschutzverletzungen.
Bei sensiblen Transaktionen wie M&A-Deals kann nur ein Datenraum den wirklich sicheren Austausch von Dateien in Kombination mit effizientem Prozessmanagement, Zusammenarbeit und dem Erfassen von Due-Diligence-Ergebnissen ermöglichen.
Wie wird ein Datenraum erstellt?
Sie können einen Datenraum in nur wenigen Schritten einrichten. Auf der einfachsten Ebene sind dies:
- Finden Sie einen Datenraumanbieter.
- Laden Sie die Dokumente hoch, die Sie im Datenraum aufbewahren möchten.
- Kategorisieren und indizieren Sie die Inhalte in der am besten geeigneten Dateistruktur.
- Schwärzen Sie alle Informationen, die Benutzer nicht (oder noch nicht) sehen sollen.
- Erstellen Sie Rollen (d. h. definieren Sie die verschiedenen Arten von Benutzern, die Zugriff benötigen) und legen Sie deren Berechtigungsstufen fest.
- Importieren Sie alle Checklisten, die Sie zur Projektverwaltung und ‑verfolgung benötigen.
Haben Sie weitere Fragen zu Datenräumen? Wenden Sie sich einfach an uns.
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