¿Qué es una data room?

Las data rooms son esenciales para los procesos de fusiones y adquisiciones (M&A). Entre los usuarios de una data room de M&A se encuentran los equipos de desarrollo corporativo, los profesionales de la banca de inversión y del capital riesgo y los equipos jurídicos. Las data rooms también son vitales para las ofertas públicas iniciales (OPI), ya que éstas requieren tanto transparencia como confidencialidad.

Las data rooms también se pueden utilizar en auditorías de empresa, proporcionando un repositorio seguro único para todos los documentos que los auditores, contables, abogados y reguladores necesitan ver. En los proyectos empresariales colaborativos, se pueden utilizar las data rooms para centralizar la información clave. Una empresa también puede utilizar una data room simplemente para almacenar y compartir archivos.

Las principales razones para utilizar una data room para las transacciones son:

• Seguridad
• Gestión de riesgos
• Eficiencia
• Velocidad
• Facilidad de uso
• Protección del valor del acuerdo

Existen otras formas de compartir archivos, como el correo electrónico, buzones, unidades en la nube y discos USB. Sin embargo, con ellas no se puede evitar la visualización, copia o impresión de su contenido sin autorización. También hay otras formas de gestionar los procesos de diligencia debida, como las hojas de cálculo. Pero esto dificulta la colaboración y la hace menos segura. El control de versiones puede ser un problema importante. También es posible recopilar hallazgos de diligencia debida sin una data room, pero, de nuevo, el proceso es mucho más incómodo y conlleva un riesgo adicional de filtraciones de datos.

Para transacciones confidenciales, como las de fusiones y adquisiciones, solo una data room puede permitir un uso compartido de archivos genuinamente seguro combinado con una gestión de procesos, colaboración y recopilación de hallazgos de diligencia debida eficientes.

Puede crear una data room en pocos pasos. En el nivel más sencillo, estos son:

1. Buscar un proveedor de data rooms
2. Cargar los documentos que desee conservar allí
3. Clasificar e indexar el contenido con la estructura de archivos más adecuada
4. Ocultar toda la información que los usuarios no deban ver (o que aún no deban ver)
5. Crear roles (es decir, definir los diferentes tipos de usuarios que necesitarán acceso) y establecer sus niveles de permisos
6. Importar las listas de verificación que necesite para gestionar y seguir el proyecto

Si tiene alguna otra pregunta sobre las data rooms, no dude en ponerse en contacto con nosotros.