Una sala de datos es un lugar seguro para compartir documentos. Permite revelar la información a personas concretas, minimizando el riesgo de que sea vista por cualquier otra persona. Por este motivo, las salas de datos se utilizan en procesos de fusiones y adquisiciones (M&A) y otras transacciones comerciales confidenciales, para algunos procedimientos legales y también para uso compartido y almacenamiento general de archivos.
Históricamente, las salas de datos eran salas físicas que contenían documentos en papel. Hoy en día, la mayoría de las salas de datos son sitios web seguros. A veces se llaman salas de datos virtuales (virtual data rooms o VDR). Al tratarse de software como servicio (SaaS), pueden ofrecer niveles de seguridad más personalizados y funciones de apoyo, además del intercambio básico de archivos.
Lugar seguro para almacenar y compartir documentos
Sala de datos física
Ubicación física
Sala de datos virtual (VDR)
Plataforma SaaS
Las salas de datos son esenciales para los procesos de fusiones y adquisiciones (M&A). Entre los usuarios de una sala de datos de M&A se encuentran los equipos de desarrollo corporativo, los profesionales de la banca de inversión y del capital riesgo y los equipos jurídicos. Las salas de datos también son vitales para las ofertas públicas iniciales (OPI), ya que éstas requieren tanto transparencia como confidencialidad.
Las salas de datos también se pueden utilizar en auditorías de empresa, proporcionando un repositorio seguro único para todos los documentos que los auditores, contables, abogados y reguladores necesitan ver. En los proyectos empresariales colaborativos, se pueden utilizar las salas de datos para centralizar la información clave. Una empresa también puede utilizar una sala de datos simplemente para almacenar y compartir archivos.
Banca de inversión
Directores
Analistas
Abogados
Preferiblemente las certificaciones ISO 27001 y SOC2, y cifrado de datos de alta calidad.
La capacidad de establecer diferentes niveles de acceso según la función.
Preferiblemente, ubicadas en múltiples servidores en distintas ubicaciones.
Poder conservar las estructuras de los archivos ahorra mucho tiempo.
Para ayudarle a archivar todo en la mejor ubicación.
Ocultar la información confidencial en documentos con la opción de divulgarla más adelante.
Para evitar la copia o el uso compartido de documentos sin autorización.
Para poder hacer búsquedas en los documentos escaneados.
Muchos acuerdos incluyen documentos en varios idiomas.
Una sala de datos agiliza este proceso y reduce el riesgo de errores.
Siga el progreso y los resultados de un proyecto.
Las principales razones para utilizar una sala de datos para las transacciones son:
Existen otras formas de compartir archivos, como el correo electrónico, buzones, unidades en la nube y discos USB. Sin embargo, con ellas no se puede evitar la visualización, copia o impresión de su contenido sin autorización. También hay otras formas de gestionar los procesos de diligencia debida, como las hojas de cálculo. Pero esto dificulta la colaboración y la hace menos segura. El control de versiones puede ser un problema importante. También es posible recopilar hallazgos de diligencia debida sin una sala de datos, pero, de nuevo, el proceso es mucho más incómodo y conlleva un riesgo adicional de filtraciones de datos.
Para transacciones confidenciales, como las de fusiones y adquisiciones, solo una sala de datos puede permitir un uso compartido de archivos genuinamente seguro combinado con una gestión de procesos, colaboración y recopilación de hallazgos de diligencia debida eficientes.
Seguridad y gestión de riesgos
Velocidad y eficiencia
Facilidad de uso
Protección del valor del acuerdo
Puede crear una sala de datos en pocos pasos. En el nivel más sencillo, estos son:
Si tiene alguna otra pregunta sobre las salas de datos, no dude en ponerse en contacto con nosotros.