¿Qué es una data room?

Una data room es un lugar seguro para compartir documentos. Permite revelar la información a personas concretas, minimizando el riesgo de que sea vista por cualquier otra persona. Por este motivo, las data rooms se utilizan en procesos de fusiones y adquisiciones (M&A) y otras transacciones comerciales confidenciales, para algunos procedimientos legales y también para uso compartido y almacenamiento general de archivos.

Históricamente, las data rooms eran salas físicas que contenían documentos en papel. Hoy en día, la mayoría de las data rooms son sitios web seguros. A veces se llaman data rooms virtuales (virtual data rooms o VDR). Al tratarse de software como servicio (SaaS), pueden ofrecer niveles de seguridad más personalizados y funciones de apoyo, además del intercambio básico de archivos.

Tipos de data rooms

Lugar seguro para almacenar y compartir documentos

Physical Data Room

Data room física
Ubicación física

Virtual Data Room

Data room virtual (VDR)
Plataforma SaaS

¿Quién utiliza las data rooms?

Las data rooms son esenciales para los procesos de fusiones y adquisiciones (M&A). Entre los usuarios de una data room de M&A se encuentran los equipos de desarrollo corporativo, los profesionales de la banca de inversión y del capital riesgo y los equipos jurídicos. Las data rooms también son vitales para las ofertas públicas iniciales (OPI), ya que éstas requieren tanto transparencia como confidencialidad.

Las data rooms también se pueden utilizar en auditorías de empresa, proporcionando un repositorio seguro único para todos los documentos que los auditores, contables, abogados y reguladores necesitan ver. En los proyectos empresariales colaborativos, se pueden utilizar las data rooms para centralizar la información clave. Una empresa también puede utilizar una data room simplemente para almacenar y compartir archivos.

Bankers

Banca de inversión

Directors

Directores

Analysts

Analistas

 

Lawyers

Abogados

¿Qué características debe tener una data room?

Estas son las características clave que debe buscar al elegir una data room:
Security

Seguridad

Preferiblemente las certificaciones ISO 27001 y SOC2, y cifrado de datos de alta calidad.

Permissions

Permisos flexibles

La capacidad de establecer diferentes niveles de acceso según la función.

Data Backup

Copias de seguridad de datos

Preferiblemente, ubicadas en múltiples servidores en distintas ubicaciones.

Bulk Upload

Carga masiva inteligente

Poder conservar las estructuras de los archivos ahorra mucho tiempo.

Auto Cats

Categorización automática

Para ayudarle a archivar todo en la mejor ubicación.

Redaction

Censura de texto

Ocultar la información confidencial en documentos con la opción de divulgarla más adelante.

watermark

Marcas de agua

Para evitar la copia o el uso compartido de documentos sin autorización.

Optical Character Recognition

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

Para poder hacer búsquedas en los documentos escaneados.

translation

Traducción

Muchos acuerdos incluyen documentos en varios idiomas.

Q & A

Proceso de Q&A

Una data room agiliza este proceso y reduce el riesgo de errores.

Analysts

Análisis

Siga el progreso y los resultados de un proyecto.

¿Por qué debería usar una data room?

Las principales razones para utilizar una data room para las transacciones son:

  • Seguridad
  • Gestión de riesgos
  • Eficiencia
  • Velocidad
  • Facilidad de uso
  • Protección del valor del acuerdo

Existen otras formas de compartir archivos, como el correo electrónico, buzones, unidades en la nube y discos USB. Sin embargo, con ellas no se puede evitar la visualización, copia o impresión de su contenido sin autorización. También hay otras formas de gestionar los procesos de diligencia debida, como las hojas de cálculo. Pero esto dificulta la colaboración y la hace menos segura. El control de versiones puede ser un problema importante. También es posible recopilar hallazgos de diligencia debida sin una data room, pero, de nuevo, el proceso es mucho más incómodo y conlleva un riesgo adicional de filtraciones de datos.

Para transacciones confidenciales, como las de fusiones y adquisiciones, solo una data room puede permitir un uso compartido de archivos genuinamente seguro combinado con una gestión de procesos, colaboración y recopilación de hallazgos de diligencia debida eficientes.

Security & Risk Management

Seguridad y gestión de riesgos

Speed and Efficiency

Velocidad y eficiencia

Easy to use

Facilidad de uso

Deal Value

Protección del valor del acuerdo

¿Cómo se crea una data room?

Puede crear una data room en pocos pasos. En el nivel más sencillo, estos son:

  1. Buscar un proveedor de data rooms
  2. Cargar los documentos que desee conservar allí
  3. Clasificar e indexar el contenido con la estructura de archivos más adecuada
  4. Ocultar toda la información que los usuarios no deban ver (o que aún no deban ver)
  5. Crear roles (es decir, definir los diferentes tipos de usuarios que necesitarán acceso) y establecer sus niveles de permisos
  6. Importar las listas de verificación que necesite para gestionar y seguir el proyecto

Si tiene alguna otra pregunta sobre las data rooms, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

What is a data room?

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