¿Qué es una sala de datos?
Una sala de datos es un lugar seguro para compartir documentos. Permite revelar la información a personas concretas, minimizando el riesgo de que sea vista por cualquier otra persona. Por este motivo, las salas de datos se utilizan en procesos de fusiones y adquisiciones (M&A) y otras transacciones comerciales confidenciales, para algunos procedimientos legales y también para uso compartido y almacenamiento general de archivos.
Históricamente, las salas de datos eran salas físicas que contenían documentos en papel. Hoy en día, la mayoría de las salas de datos son sitios web seguros. A veces se llaman salas de datos virtuales (virtual data rooms o VDR). Al tratarse de software como servicio (SaaS), pueden ofrecer niveles de seguridad más personalizados y funciones de apoyo, además del intercambio básico de archivos.
Tipos de salas de datos
Lugar seguro para almacenar y compartir documentos
Sala de datos física
Ubicación física
Sala de datos virtual (VDR)
Plataforma SaaS
¿Quién utiliza las salas de datos?
Las salas de datos son esenciales para los procesos de fusiones y adquisiciones (M&A). Entre los usuarios de una sala de datos de M&A se encuentran los equipos de desarrollo corporativo, los profesionales de la banca de inversión y del capital riesgo y los equipos jurídicos. Las salas de datos también son vitales para las ofertas públicas iniciales (OPI), ya que éstas requieren tanto transparencia como confidencialidad.
Las salas de datos también se pueden utilizar en auditorías de empresa, proporcionando un repositorio seguro único para todos los documentos que los auditores, contables, abogados y reguladores necesitan ver. En los proyectos empresariales colaborativos, se pueden utilizar las salas de datos para centralizar la información clave. Una empresa también puede utilizar una sala de datos simplemente para almacenar y compartir archivos.
Banca de inversión
Directores
Analistas
Abogados
¿Qué características debe tener una sala de datos?
Estas son las características clave que debe buscar al elegir una sala de datos:
Seguridad
Preferiblemente las certificaciones ISO 27001 y SOC2, y cifrado de datos de alta calidad.
Permisos flexibles
La capacidad de establecer diferentes niveles de acceso según la función.
Copias de seguridad de datos
Preferiblemente, ubicadas en múltiples servidores en distintas ubicaciones.
Carga masiva inteligente
Poder conservar las estructuras de los archivos ahorra mucho tiempo.
Categorización automática
Para ayudarle a archivar todo en la mejor ubicación.
Censura de texto
Ocultar la información confidencial en documentos con la opción de divulgarla más adelante.
Marcas de agua
Para evitar la copia o el uso compartido de documentos sin autorización.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
Para poder hacer búsquedas en los documentos escaneados.
Traducción
Muchos acuerdos incluyen documentos en varios idiomas.
Proceso de Q&A
Una sala de datos agiliza este proceso y reduce el riesgo de errores.
Análisis
Siga el progreso y los resultados de un proyecto.
¿Por qué debería usar una sala de datos?
Las principales razones para utilizar una sala de datos para las transacciones son:
- Seguridad
- Gestión de riesgos
- Eficiencia
- Velocidad
- Facilidad de uso
- Protección del valor del acuerdo
Existen otras formas de compartir archivos, como el correo electrónico, buzones, unidades en la nube y discos USB. Sin embargo, con ellas no se puede evitar la visualización, copia o impresión de su contenido sin autorización. También hay otras formas de gestionar los procesos de diligencia debida, como las hojas de cálculo. Pero esto dificulta la colaboración y la hace menos segura. El control de versiones puede ser un problema importante. También es posible recopilar hallazgos de diligencia debida sin una sala de datos, pero, de nuevo, el proceso es mucho más incómodo y conlleva un riesgo adicional de filtraciones de datos.
Para transacciones confidenciales, como las de fusiones y adquisiciones, solo una sala de datos puede permitir un uso compartido de archivos genuinamente seguro combinado con una gestión de procesos, colaboración y recopilación de hallazgos de diligencia debida eficientes.
Seguridad y gestión de riesgos
Velocidad y eficiencia
Facilidad de uso
Protección del valor del acuerdo
¿Cómo se crea una sala de datos?
Puede crear una sala de datos en pocos pasos. En el nivel más sencillo, estos son:
- Buscar un proveedor de salas de datos
- Cargar los documentos que desee conservar allí
- Clasificar e indexar el contenido con la estructura de archivos más adecuada
- Ocultar toda la información que los usuarios no deban ver (o que aún no deban ver)
- Crear roles (es decir, definir los diferentes tipos de usuarios que necesitarán acceso) y establecer sus niveles de permisos
- Importar las listas de verificación que necesite para gestionar y seguir el proyecto
Si tiene alguna otra pregunta sobre las salas de datos, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
