Qu'est-ce qu'une dataroom ?

Une dataroom est un endroit sécurisé utilisé pour partager des documents confidentiels. Elle permet de divulguer des informations à des personnes précises, tout en minimisant le risque qu'elles soient vues par d'autres personnes. Elles sont notamment utilisées dans le cadre de fusions et acquisitions (M&A) et d'autres transactions commerciales sensibles, pour certaines procédures juridiques ainsi que pour le partage et le stockage de fichiers en général.

Historiquement, les datarooms étaient des salles physiques contenant des documents papier. Aujourd'hui, la plupart de ces datarooms sont virtuelles. Etant un logiciel SaaS, elles offrent des niveaux de sécurité personnalisés et différentes fonctionnalités qui vont au-delà du simple partage de fichiers.

Types de dataroom

Un endroit sécurisé pour stocker et partager vos documents

Physical Data Room

Dataroom physique
Emplacement physique

Virtual Data Room

Dataroom virtuelle
plateforme SaaS

Qui les utilise ?

Les datarooms sont essentielles en M&A. À qui sont-elles destinées ? Les équipes chargées du développement de l'entreprise, les banquiers d'affaires, les professionnels du capital-investissement et les juristes en sont les principaux utilisateurs. Elles sont également essentielles pour les introductions en bourse (IPO) qui exigent à la fois transparence et confidentialité.

Les datarooms sont également utilisées dans le cadre d'audits d'entreprise, fournissant un référentiel unique et sécurisé pour tous les documents que les auditeurs, comptables, juristes et les autorités de régulation doivent consulter. Elles permettent également de centraliser les informations clés dans le cadre de projets commerciaux collaboratifs. Enfin, les entreprise peuvent utiliser une dataroom dans le simple but de stocker et partager des fichiers.

Bankers

Banquiers d'affaires

Directors

Directeurs

Analysts

Analystes

 

Lawyers

Juristes

Quels sont les éléments indispensables d'une dataroom ?

Voici les principales fonctionnalités dont la dataroom sélectionnée doit disposer :
Security

Sécurité

De préférence, les certifications ISO 27001 et SOC2, et un chiffrement des données de grande qualité.

Permissions

Permissions granulaires

Possibilité de définir différents niveaux d'accès en fonction du rôle.

Data Backup

Sauvegarde des données

De préférence avec plusieurs serveurs répartis sur différents lieux.

Bulk Upload

Chargement groupé intelligent

Le fait de pouvoir conserver les structures de fichiers permet de gagner un précieux temps.

Auto Cats

Catégorisation automatique

Pour vous aider à tout classer au bon endroit.

Redaction

Caviardage

Perme de caviarder des informations sensibles dans les documents avec la possibilité de les divulguer ultérieurement.

watermark

Filigrane

Pour se prémunir contre la copie ou le partage illicite de documents.

Optical Character Recognition

Reconnaissance optique de caractères (OCR)

Pour faciliter la recherche de documents numérisés.

translation

Traduction

De nombreuses transactions impliquent des documents rédigés dans plusieurs langues.

Q & A

L'outil de Q&A

La dataroom accélère le processus Q&A tout en réduisant le risque de commettre des erreurs.

Analysts

Analytique

Pour suivre l'évolution d'un projet et ses résultats.

Pourquoi utiliser une dataroom ?

Les principales raisons :

  • Sécurité
  • Gestion des risques
  • Efficacité
  • Vitesse
  • Facilité d'utilisation
  • Protection de la valeur de la transaction

Il existe d'autres solutions pour partager les fichiers, tels que les e-mails, les drop-boxes, les serveurs cloud et les clés USB. Cependant, ces solutions n'empêchent pas la consultation, la copie ou l'impression illicites du contenu. Il existe également d'autres moyens de gérer les processus de due diligence, comme les feuilles de calcul. Mais ces dernières entravent la collaboration et augmentent les risques de failles dans la sécurité. Il est également possible de rassembler les résultats d'une due diligence sans dataroom, mais le processus est beaucoup plus onéreux et présente un risque supplémentaire de violations de données.

Pour les transactions sensibles telles que les fusions et acquisitions, seule une dataroom peut permettre un partage de fichiers véritablement sécurisé associé à une gestion efficace des processus, un travail collaboratif et la centralisation des résultats de la due diligence.

Security & Risk Management

Sécurité et gestion des risques

Speed and Efficiency

Vitesse et efficacité

Easy to use

Facilité d'utilisation

Deal Value

Protection de la valeur de la transaction

Comment créer une dataroom ?

Vous pouvez créer une dataroom en quelques étapes :

  1. Trouvez un fournisseurde dataroom
  2. Chargez les documents que vous souhaitez conserver
  3. Catégorisez et indexez les contenus dans la structure de fichiers la plus appropriée
  4. Caviardez toutes les informations que les autres parties prenantes ne doivent pas voir (ou pas encore)
  5. Créez des rôles (c'est-à-dire définir les différents types d'utilisateurs qui auront besoin d'un accès) et définissez leurs niveaux d'autorisation
  6. Importez toutes les checklists dont vous aurez besoin pour gérer et suivre le projet

Si vous avez d'autres questions sur les datarooms, n'hésitez pas à nous contacter.

What is a data room?

Informations sur Datasite

Obtenez plus d'informations sur le secteur grâce à des vidéos, podcasts, rapports, checklists et bien plus encore.

En savoir plus

Centre d'aide Datasite

Des questions sur Datasite, les fusions et acquisitions ou les datarooms ? Nous répondons !

Consultez la FAQ

La dataroom checklist

Téléchargez cette liste pour vous assurer que vous choisissez la dataroom la plus adaptée à vos besoins.

Obtenir la checklist

Formation sur les datarooms

Découvrez comment fonctionne une dataroom virtuelle et quels sont ses avantages, et prenez une longueur d'avance sur vos concurrents.

En savoir plus