I board meetings sono fondamentali per la direzione strategica e la governance di un’organizzazione. Il miglioramento dell'efficienza, del processo decisionale, della conformità e della sicurezza dei Board Meetings consente alle aziende di garantire la produttività, tutelando al contempo l'integrità e la riservatezza.

1. Struttura ed Efficienza

Incontri strutturati in modo efficiente sono cruciali per qualsiasi organizzazione, soprattutto considerando che i membri del CDA spesso hanno agende molto impegnative. Riunioni ben organizzate garantiscono che il tempo sia utilizzato in modo efficace, permettendo di concentrarsi su discussioni strategiche piuttosto che su attività amministrative. Qui entra in gioco l’utilizzo della giusta tecnologia.

Union Bancaire Privée  (UBP) ha ottenuto miglioramenti significativi nella velocità e nell’efficienza dei propri board meetings grazie alla tecnologia come Sherpany. Le informazioni riservate delle discussioni, dei voti e delle riunioni precedenti possono essere registrate digitalmente e recuperate facilmente, rendendo le riunioni non solo più efficienti ma anche aumentando il coinvolgimento dei partecipanti. Le agende sono sempre accessibili, garantendo un focus maggiore sugli argomenti ed eliminando la necessità di consultare numerosi documenti cartacei.

Arca Fondi ha risparmiato molto tempo adottando tecnologie all’avanguardia per i propri board meetings. Passando inizialmente dalla carta al digitale, hanno risparmiato il 50% del tempo. Successivamente, hanno ridotto ulteriormente il tempo del 50%, dimostrando l’impatto del software sull’efficienza organizzativa.

In Ascom, i membri del consiglio possono accedere facilmente ai documenti tramite il portale di Sherpany e annotarli sui loro dispositivi, una funzionalità particolarmente pratica. Tutto ciò semplificando anche l’organizzazione, permettendo aggiornamenti rapidi dei documenti e garantendo che tutti i direttori abbiano le informazioni necessarie a portata di mano.

2. Collaborazione e Capacità Decisionale

Oltre ad una maggiore efficienza, creare un ambiente collaborativo e semplificare i processi decisionali consente ai consigli di sfruttare l’esperienza collettiva dei loro membri, prendere decisioni informate e guidare l’organizzazione verso i suoi obiettivi con l’aiuto della tecnologia. Questo, alla fine, supporta il successo e la sostenibilità complessiva dell’organizzazione.

Accedere a tutti i documenti e condividere idee e opinioni prima in anticipo ha portato ad una maggiore agilità durante l’intero meeting dei direttori di Swiss Global Enterprise. Questa collaborazione pre-riunione assicura che tutti i membri del team siano allineati sulle sfide urgenti, facilitando un’esecuzione rapida e dinamica delle idee.

Roechling Group ha migliorato l’efficacia e l’efficienza delle riunioni di circa il 20%. Utilizzando una piattaforma che consente un facile accesso alle informazioni, non è più necessario rinviare le decisioni per mancanza di dati.

Nel settore sanitario altamente regolamentato, come in Barmelweid, dove i leader lavorano con orari irregolari e ricoprono molteplici ruoli, la possibilità di discutere anticipatamente i punti all’ordine del giorno e interagire sui documenti di riunione prima dell’incontro è inestimabile. Questa collaborazione consente reazioni rapide a nuove informazioni e aggiornamenti senza necessità di incontri in presenza.

3. Sicurezza e Conformità

I board meetings spesso trattano informazioni sensibili, come dati finanziari, piani strategici e questioni relative al personale. Garantire la sicurezza di queste informazioni previene accessi non autorizzati e potenziali divulgazioni di dati. Inoltre, processi di riunione sicuri aiutano le organizzazioni a rispettare rigorose politiche normative e ad evitare conseguenze legali. Aiutano anche a mitigare i rischi legati a violazioni dei dati e minacce informatiche. Mantenere elevati standard di sicurezza costruisce fiducia tra i membri del consiglio e gli stakeholder, rassicurandoli che le loro informazioni sono protette e promuovendo una cultura di trasparenza e responsabilità.

Per Raiffeisen Switzerland, la sicurezza dei dati dei loro meetings è cruciale. Tecnologie come Sherpany forniscono accesso tracciabile a tutte le informazioni riservate, conservate in modo sicuro. Le certificazioni del software, tra cui ISO 27001 e ISAE 3000, e la conformità ai requisiti FINMA, dimostrano rischi di conformità bassi e standard di sicurezza elevati.

La sicurezza dei dati è stata una delle ragioni principali per cui Ascom ha implementato una soluzione per i board meetings come Sherpany. Il software soddisfa i più alti standard svizzeri ed europei in termini di sicurezza e conformità, inclusa la conformità al GDPR e l’immunità al CLOUD Act statunitense. Ciò garantisce che i dati riservati siano ben protetti.

Anche per W&R Barnett la sicurezza è stata un fattore chiave. Con un team in crescita e numerosi direttori non esecutivi, la possibilità di impostare diversi livelli di sicurezza per utenti differenti era essenziale. La tecnologia per i board meetings come Sherpany consente loro di controllare le informazioni di gestione e condividere solo le parti rilevanti con stakeholder esterni, garantendo che le informazioni sensibili rimangano protette.

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