Vorstandssitzungen sind entscheidend für die strategische Ausrichtung und das Unternehmensmanagement. Die Verbesserung der Struktur, Sicherheit und Effizienz dieser formellen Sitzungen hilft Organisationen, die Produktivität zu gewährleisten und die Vertraulichkeit der Diskussionen zu schützen – und damit letztendlich die strategische Entscheidungsfindung zu unterstützen.

1. Struktur und Effizienz

Effizient strukturierte Sitzungen sind entscheidend für jedes Unternehmen, zumal Führungskräfte oft volle Terminkalender haben. So kann die Zeit effektiv genutzt werden und die Sitzungsteilnehmer können sich auf strategische Diskussionen konzentrieren, anstelle von administrativen Aufgaben. Hier kann die richtige Technologie helfen, diese Ziele zu erreichen.

Union Bancaire Privée (UBP) konnte durch den Einsatz von Sherpany als Meeting-Management-Software die Geschwindigkeit und Effizienz ihrer Vorstandssitzungen erheblich steigern. Wichtige Informationen von vergangenen Diskussionen und Meetings können bequem digital aufgezeichnet und leicht abgerufen werden, was nicht nur die Effizienz der Sitzungen steigert, sondern auch die Zusammenarbeit der Führungskräfte. Managementinformationen sind jederzeit digital zugänglich, wodurch die Teilnehmer sich gezielt auf Meetingthemen konzentrieren können.

Arca Fondi hat durch den Einsatz modernster Meeting-Management-Technologie eine bemerkenswerte Zeitersparnis erzielt. Durch die Digitalisierung ihrer Sitzungen der obersten Führungsetagen konnte Arca Fondi zunächst 50 % Zeit in der Vorbereitung einsparen, sowie weitere 50 % später im Prozess, was die Auswirkung der Software auf die organisatorische Effizienz verdeutlicht.

Bei Ascom kann das Management über das Sherpany Board-Portal leicht auf Dokumente zugreifen und Anmerkungen auch auf mobilen Geräten einfügen, was besonders praktisch ist. Das Board-Portal vereinfacht außerdem die Sitzungsplanung, ermöglicht schnelle Aktualisierungen von Dokumenten und stellt sicher, dass alle Vorstandsmitglieder die notwendigen Informationen zur Hand haben.

2. Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung

Neben der gesteigerten Effizienz, der Förderung eines kollaborativen Arbeitsumfeldes und der Straffung von Entscheidungsprozessen, können Verwaltungsräte das Fachwissen ihrer Mitglieder nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und das Unternehmen mithilfe von Technologie auf ihre Ziele auszurichten. Dies unterstützt letztlich den Gesamterfolg und die Nachhaltigkeit des Unternehmens.

Der Zugriff auf alle Dokumente und der Austausch von Ideen und Meinungen vor Meetings hat die Agilität des gesamten Meeting-Prozesses bei Swiss Global Enterprise erhöht. Durch die Zusammenarbeit vor Sitzungen wird gewährleistet, dass Teilnehmer auf demselben Stand bei wichtigen Diskussionspunkten sind und dadurch die schnelle Umsetzung von Ideen ermöglicht.

Die Roechling Group hat auch die Effektivität und Effizienz ihrer Vorstandssitzungen um geschätzte 20 % gesteigert. Durch die Komplettlösung von Sherpany, die einen einfachen Zugriff auf Informationen ermöglicht, müssen Entscheidungen nicht mehr aufgrund fehlender Informationen verschoben werden.

Im stark regulierten Gesundheitssektor, wie dem von Barmelweid, wo Führungskräfte unregelmäßige Arbeitszeiten und mehrere Positionen innehaben, ist die Möglichkeit, Tagesordnungspunkte vorab zu besprechen und Dokumente vor den formellen Meetings zu bearbeiten, von besonderer Wichtigkeit. Diese Kollaboration ermöglicht Teilnehmern, schnell auf neue Details und Updates zu reagieren, ohne dass persönliche Treffen erforderlich sind.

3. Sicherheit und Compliance

Führungssitzungen beinhalten oft sensible Informationen, wie Finanzdaten, strategische Unternehmensausrichtung und Personalangelegenheiten. Die sichere Speicherung dieser Informationen verhindert unbefugten Zugriff und mögliche Sicherheitslücken. Darüber hinaus helfen geschützte Sitzungsprozesse Organisationen dabei, strenge regulatorische Richtlinien einzuhalten und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Risiken wie Datenlecks und Cyberattacken können minimiert werden. Zudem schafft die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards Vertrauen bei Vorstandsmitgliedern und Stakeholdern und gibt ihnen Gewissheit, dass ihre Informationen geschützt sind.

Für Raiffeisen in der Schweiz ist die Sicherheit ihrer Sitzungsdaten entscheidend. Eine Meeting-Management-Software wie die von Sherpany bietet rückverfolgbaren Zugang zu allen vertraulichen Informationen, die sicher gespeichert sind. Die Zertifizierung der Software, einschließlich ISO 27001 und ISAE 3000, sowie die Einhaltung der FINMA-Anforderungen, belegen die hohen Sicherheitsstandards.

Datensicherheit war ein zentraler Grund für Ascoms Implementierung einer Komplettlösung für Vorstandsmeetings wie Sherpany. Die Software gewährleistet die höchsten europäischen Sicherheits- und Compliance-Standards, einschließlich DSGVO-Konformität, und ist nicht vom US-CLOUD Act betroffen. Dies gewährleistet, dass vertrauliche Daten gut geschützt sind.

Sicherheit war auch für W&R Barnett ein wichtiger Faktor. Mit einem wachsenden Team und zahlreichen externen Boardmitgliedern ist die Möglichkeit, unterschiedliche Sicherheitsstufen für verschiedene Benutzer festzulegen, besonders entscheidend. Eine Meeting-Management-Software wie die von Sherpany ermöglicht, Managementinformationen zu kontrollieren und nur relevante Informationen mit externen Stakeholdern zu teilen, wodurch sichergestellt wird, dass sensible Informationen geschützt sind.

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