取締役会は組織の戦略的方向性とガバナンスにとって極めて重要です。取締役会の効率性、意思決定、コンプライアンス、セキュリティが向上することで生産性は確保され、議論の完全性と機密性が守られ、ひいては、より良いガバナンスと戦略的意思決定を実現できます。

1.構造と効率

特に取締役員のスケジュールはしばしばタイトであり、いかなる組織にとっても会議は効率よく構成されていることが重要となります。効率的な会議によって時間が有効に使用されれば、メンバーは事務的な仕事よりも戦略的な議論に集中できます。その実現を助けるのが、適切なテクノロジーの活用です。

Union Bancaire Privée (UBP)は、Sherpanyのような取締役会のテクノロジーを活用して会議のスピードと効率を大幅に改善しました。過去の議論、投票、会議の情報をデジタルで記録し容易に検索できるため、会議の効率化はもちろん、出席者のエンゲージメントを高めることもできます。アジェンダにはいつでもアクセスできるため、トピックへの集中力が高まり、印刷された大量の文書を選別する必要もなくなります。

Arca Fondiは最先端の取締役会テクノロジーを自社の会議に活用することで大幅に時間を短縮できました。まずは紙からデジタルに移行したことで50％時間を節約しました。その後もさらに50％削減しており、このソフトウェアがいかに組織の効率化をもたらすかが分かります。

Ascomの取締役員は、Sherpanyの取締役会ポータルから容易に文書にアクセスし、各自のデバイスから注釈を加えることができますが、これは特に実用的です。また組織のプロセスも簡素化されるため、文書を素早く更新し役員全員が必要な情報を手元に置くこともできます。

2.コラボレーションと意思決定

取締役会はテクノロジーの活用によって効率化し、コラボレーション環境を醸成し、意思決定プロセスを合理化するほか、メンバーの専門知識を結集して活用し、十分な情報に基づいた選択を行い目標に向かって組織を導くことができます。これがひいては組織全体の成功と持続可能性につながります。

Swiss Global Enterpriseの役員は、会議前にすべての文書にアクセスし各自の考えや意見を共有しておくことで、会議プロセス全体を通じてアジリティが向上しました。この会議前のコラボレーションにより、チーム全員が緊急の課題に対して足並みを揃え、考えを迅速かつダイナミックに実行できます。

Roechling Groupも、会議の効果と効率が約20％向上しました。情報に容易にアクセスできるプラットフォームを使用することで、情報不足によるやむをえない意思決定の先延ばしがなくなりました。

規制の厳しいヘルスケア分野では、 Barmelweidのようにリーダーの勤務時間が不規則で複数の役職を兼任している場合、会議が始まる前に議題について事前に議論する機能や会議資料についてやり取りできる機能は非常に貴重です。このコラボレーションにより、直接対面せずとも新しい情報や更新情報に迅速に対応できます。

3.セキュリティとコンプライアンス

取締役会では財務データ、戦略計画、人事問題といった機密情報をしばしば扱います。こうした情報を確実に保護することで不正アクセスや潜在的な情報漏えいを防ぐことができます。さらに安全な会議プロセスによって組織は厳格な規制方針を遵守し、法的措置を避けることができます。また、データ漏洩やサイバー脅威に関するリスクも軽減されます。さらに高いセキュリティ基準を維持することで、取締役員とステークホルダーとの信頼も築かれます。これは情報が保護されているという安心感を与え、透明性と説明責任の文化を育みます。

Raiffeisen Switzerlandにとって会議データのセキュリティは極めて重要です。Sherpanyのような取締役会のテクノロジーによって、安全に保管されたすべての機密情報へのアクセスが追跡可能となります。ISO27001やISAE3000といった認証、FINMA要件への準拠は、当ソフトウェアのコンプライアンス・リスクが低く、セキュリティ水準が高いことを示しています。

AscomがSherpanyのような取締役会のソリューションを導入した主な理由はデータのセキュリティでした。当ソフトウェアは、GDPR（EU一般データ保護規則）への準拠や米国クラウド法への耐性など、スイスおよび欧州の最高レベルのセキュリティおよびコンプライアンス基準を満たしています。これにより機密データは確実に保護されます。

セキュリティは W&R Barnettにとっても重要な要素でした。チームが拡大し社外取締役も大勢いるため、ユーザーごとに異なるセキュリティレベルを設定する機能が不可欠でした。Sherpanyのような取締役会のテクノロジーによって経営情報を管理し、関連する部分のみを外部の利害関係者と共有できるようになり、機密情報の安全性が確保されています。

取締役会のテクノロジーであるSherpanyをどう活用すれば会議からより大きな成果を達成できるかについては、こちらよりデモをリクエストしてください。