数据库是一个共享文档的安全场所。使用数据库可以将信息披露给特定的个人,同时最大限度地降低被其他人看到的风险。因此,数据库用于并购和其他敏感业务交易、某些法律程序以及一般的文件共享和存储。
从历史上看,数据库是存放硬拷贝文件的实体房间。如今,大多数数据库都是安全网站。这类数据库有时称为虚拟数据库 (VDR)。数据库是一种软件即服务 (SaaS),除了基本的文件共享功能之外,还可以提供更多自定义级别的安全保障和支持功能。
数据库对于并购至关重要。并购数据库的用户包括企业发展团队、投资银行家、私募股权专业人士和法律团队。数据库对于首次公开募股 (IPO) 也至关重要,因为这需要透明度和机密性。
数据库也可用于公司审计,为审计人员、会计师、律师和监管者需要查看的所有文件提供一个安全的存储库。协作业务项目也可能会使用数据库来集中收集关键信息。企业也可能将数据库仅用于文件存储和共享。
最好是已通过 ISO 27001 和 SOC2 认证,并有高质量的数据加密。
能够根据角色设置不同级别的访问权限。
最好涉及多个位置的多个服务器。
保留文件结构可以节省大量时间。
帮助您将所有内容归档至最佳位置。
隐藏文档中的敏感信息,并可选择稍后披露。
防止非法复制/共享文件。
可搜索扫描的文档。
许多交易将涉及多种语言的文档。
数据库可以在降低错误风险的同时加快这一流程。
跟踪项目的进度和调查结果。
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文件共享还有其他形式,例如电子邮件、投递箱、云盘和 U 盘。然而,这些共享方式不能防止非法查看、复制或打印其内容。管理审慎调查流程还有其他方法,例如电子表格。但这些方法不便于协作且不那么安全。版本控制可能是一个主要问题。也可以在没有数据库的情况下整理审慎调查结果——但是,这个过程要麻烦得多,还会带来额外的数据泄露风险。
对于并购等敏感交易,只有数据库才能实现真正安全的文件共享以及高效的流程管理、协作和审慎调查结果的收集。
只需几步即可建立一个数据库。对于最简单的级别,这些步骤是:
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