agosto 26, 2022

Innovation Spotlight: Acelere la due diligence con trackers

Por Emily Ehlers, Product Marketing Manager

¿Por qué configurar un data room para una transacción M&A es tan complicado? ¿Y si pudiéramos recopilar todos los documentos y archivos necesarios más fácilmente? ¿Y si consiguiéramos consultar toda la información en un único lugar para llevar a cabo la transacción más rápido? Ahora es posible en nuestro data room con trackers.


¿Cuál es el desafío?

Antes de alcanzar el proceso de due diligence, el equipo debe solicitar al vendedor todos los documentos que el comprador necesita, que pueden estar relacionados con ingresos, información de recursos humanos, documentos legales... Por lo general, esta lista de solicitudes es un archivo de Excel que se envía por email. Cuando el vendedor carga algún archivo de la lista, el consultor la actualiza de forma manual, un proceso que se repite una y otra vez.

Es un trabajo laborioso y es muy posible que sucedan errores, especialmente cuando surgen múltiples versiones de la misma lista de verificación. Además, la lista debe consultarse varias veces, con el contenido real del data room, para comprobar que todo está allí antes de lanzarlo e iniciar el proceso de due diligence. Y esto es algo que lleva mucho tiempo. Así, encontramos una manera mejor de proceder.

¿Cuál es la solución?

Trackers es la nueva funcionalidad imprescindible en su data room. Proporciona una única lista de verificación principal, utilizada por todos los participantes para monitorizar el progreso y los cambios de carga de documentos y archivos. Cuando un usuario hace un cambio, todos los que necesitan verlo lo ven. Cuando una persona carga un archivo, todo el mundo (con los permisos adecuados) lo sabe.

Sin desorden ni repeticiones innecesarias. Sin versiones múltiples de la checklist o cientos de emails ni archivos infinitos de Excel. Y como toda la información se encuentra en el data room, ya no es necesario cambiar entre plataformas.


¿Cómo funciona?

Puede usar trackers siempre que configure un data room en Datasite. Los usuarios solo tienen que hacer clic en la pestaña trackers para empezar a utilizarlo.

Hay varias formas de crear un tracker. Puede cargarlo desde Excel, copiarlo de un proyecto existente o crear uno desde cero. Puede realizar las ediciones necesarias, otorgar o restringir permisos, ajustar la visualización, establecer opciones de columnas, etc.

Y aquí llega lo realmente interesante: con unos pocos clics, puede generar una estructura de carpetas completa directamente desde el tracker para que coincidan de forma predeterminada.


¿Cuáles son las ventajas?

Ahora todo el mundo comparte la misma información. Tanto el vendedor como el consultor saben exactamente qué hay y que está pasando en el data room, qué falta, qué se ha verificado y qué no. Corregir cualquier omisión lleva solo un momento, en lugar de horas o días, y no se compromete la seguridad por los intercambios de correos.

 

Trackers feature for Datasite Diligence and Prepare

Vea cómo funcionan los trackers

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