Par Emily Ehlers, Product Marketing Manager

La mise en place d'une dataroom pour votre transaction M&A ne devrait pas être si compliquée ! Ne rêvez-vous pas de pouvoir travailler dans un seul et même espace collaboratif, vous permettant de collecter tous les documents et fichiers nécessaires en quelques clics et de lancer votre projet plus rapidement ? C’est maintenant possible avec Trackers, la nouvelle fonctionnalité de Datasite.

Quels sont les défis ?

Avant que la due diligence ne puisse avoir lieu, l'équipe de transaction doit demander au vendeur de fournir tous les documents nécessaires à l’acquisition. Ces documents peuvent concerner les revenus, les ressources humaines, les litiges, etc. Généralement, cette liste prend la forme d'une feuille de calcul Excel, envoyée par e-mail. Lorsque le vendeur charge les fichiers de la liste, le conseiller financier met manuellement à jour la checklist et les allers-retours concernant les nouveaux éléments de la checklist se font par e-mail.

C'est un processus laborieux et sujet aux erreurs, en particulier lorsque plusieurs versions de la même checklist commencent à circuler. La checklist doit être vérifiée plusieurs fois et comparée au contenu réel de la dataroom, pour voir si tout est là avant de lancer le processus de due diligence. Cela requiert du temps et de l’énergie qui pourraient être mieux dépensés. C’est pour répondre à ces différents défis que nous avons créé la fonctionnalité Trackers.

Il n'y a plus de confusion, plus de versions multiples de la checklist, plus d'e-mails, ni d'Excel. Et parce que tout se passe dans la dataroom, il n'y a plus d'allers-retours entre les différents logiciels.

Quelle est la solution ?

Trackers est la nouvelle fonctionnalité incontournable de la dataroom. Il fournit une checklist unique et centralisée, utilisée par toutes les personnes impliquées dans le projet pour suivre la progression des fichiers chargés dans la dataroom ainsi que les modifications qui y sont apportées. Lorsqu'un utilisateur effectue une modification ou charge un nouveau fichier dans la dataroom, toutes les personnes ayant la permission de voir ces changements, les voient.

Il n'y a plus de confusion, plus de versions multiples de la checklist, plus d'e-mails, ni d'Excel. Et parce que tout se passe dans la dataroom, il n'y a plus d'allers-retours entre les différents logiciels.

Comment cela fonctionne ?

Vous pouvez utiliser les trackers chaque fois que vous lancez une dataroom Datasite. Il vous suffit de cliquer sur l'onglet Trackers pour commencer.

Il existe plusieurs manières de créer un Tracker. Vous pouvez charger un fichier Excel, copier le tracker à partir d'un projet existant ou en créer un à partir de zéro. Vous pouvez ensuite le personnaliser, accorder/restreindre les permissions, ajuster les vues, définir les options de colonne, etc.

Mais surtout, en quelques clics, vous pouvez générer une structure de dossiers complète directement à partir du tracker, dans le but que les deux correspondent par défaut.

Quels sont les avantages ?

Toutes les parties prenantes collaborent sur un seul et même espace centralisé. Le vendeur et le conseiller financier savent exactement ce qui se trouve dans la dataroom, ce qui manque, ce qui a été revu, et ce qui reste à vérifier. Corriger toute omission prend quelques instants au lieu d'heures ou de jours. Et, la sécurité n'est pas compromise par les échanges d'e-mails !