A pesar de que la redacción normalmente lleve un tiempo considerable, es de importancia primordial durante una transacción.

Proteger la información de identificación personal (PII) y cumplir con los estándares de privacidad como RGPD, CPRA o la APP es una necesidad.

Además, los datos estratégicos y comercialmente confidenciales también requieren censura. Es evidente que un deal hoy en día ya no se puede completar con éxito sin tener bajo control el proceso de la redacción.

Una tarea delicada que requiere mucho tiempo

Buscar entre infinidad de documentos información como nombres de personas y empresas, direcciones físicas y de correo electrónico, divisas y datos bancarios es una tarea que no solo requiere mucho tiempo, sino que además es muy tediosa y puede dar lugar a errores.

La práctica de ocultar información con un rotulador, escanear los documentos y volver a subirlos al data room ya ha quedado obsoleta y puede suponer importantes retrasos para la transacción. Por otra parte, el uso de herramientas no integradas también implica una pérdida de tiempo, ya que hay que mover los archivos de un lado a otro.

Además, la opción de contratar a un tercero para que se encargue de aplicar la censura documental (como hacen algunos proveedores de data rooms) plantea un problema de seguridad. Quizás no sea la mejor idea dejar sus archivos confidenciales en manos de una entidad que no conoce. Puede pasarse días (o incluso semanas) aplicando la censura documental, comprobando y verificando que todo esté bien, por no hablar de la preocupación por si algún dato se ha visto comprometido.

Mejore y acelere sus procesos con la IA  

Aquí es donde entra en juego Redaction AI, la herramienta de censura documental mediante inteligencia artificial de Datasite. Esta herramienta no solo sugiere donde debería aplicarse la censura documental, sino que también permite crear listas personalizadas de palabras y frases que deben censurarse.

De esta forma, puede supervisar y verificar en todo momento la lista de casos antes de que se aplique. Además, si en algún momento de la transacción necesita revertir la censura documental de cualquier dato (por ejemplo, si el comprador lo solicita), puede hacerlo de forma sencilla e instantánea.

Todo esto sin salir de su data room, blindada con la máxima seguridad. Así de sencillo: se terminaron las búsquedas tediosas documento por documento, la pérdida de tiempo, la incertidumbre por si ha detectado todos los casos y las dudas sobre el nivel de seguridad de sus datos.

Ahora, con solo unos clics, puede aplicar la censura documental y acelerar la due diligence. Minimice los riesgos y acelere la transacción.

Ventajas

Estas son algunas de las características de Redaction AI:

• Censura documental de información de identificación personal (PII): aplique censura documental a la PII para cumplir con todas las normativas. La IA se encarga de encontrarlo todo, desde identificaciones fiscales y números de cuenta hasta información de contacto, entre otros.
• Carga de archivos con censura documental: cuando cargue contenido en Datasite Diligence, la IA integrada se activará y marcará los datos que, potencialmente, deberían censurarse. Solo tiene que hacer clic para confirmar, rechazar o cambiar la censura documentar.
• Censura documental automatizada de términos específicos: cree una lista de palabras y frases específicas que se deben censurar.
• Censura documental en imágenes, logotipos e incluso notas a mano: tiene a su disposición una herramienta de selección para marcar todos los elementos (como imágenes) que requieren censura documental en todos los casos.
• Verificación del borrador de censura documental: ante todos los casos sugeridos por la IA, usted tiene la última palabra para verificarlos y decidir si desea aceptarlos o rechazarlos.
• Gestión de la censura documental general del proyecto: supervise todas las actividades relacionadas con la censura documental, como los volúmenes de los documentos, el progreso general del equipo y los usuarios que la aplican. También puede programar informes.
• Seguridad y cumplimiento garantizados: puede contar con la tranquilidad de saber que sus documentos están seguros mediante un cifrado de datos completo y un sistema de seguridad integral de máxima fiabilidad. Nos adherimos a los estándares mundiales más exigentes en materia de seguridad y tecnología. Gracias a nuestras rigurosas políticas de protección de datos, todos los datos personales se procesan de acuerdo con las leyes locales de privacidad de datos, independientemente del país.
• Censura documental a partir de motivos: puede definir distintos motivos para aplicar censura documental (por ejemplo, estratégicos, comerciales o de cumplimiento de normas de privacidad) y crear etiquetas para cada uno. Cuando encuentre un comprador exclusivo, podrá revertir la censura documental en todos los datos que este necesite ver.